Cuánto cuesta mantener una empresa en España: gastos de una SL

No existe una "cuota anual de la SL". Mantenerla combina contabilidad, impuestos, obligaciones mercantiles, software, banco, seguros y, según el caso, Seguridad Social, nóminas, local y permisos. La cifra útil no es un titular universal, sino un presupuesto por escenarios. Además, hay tres conceptos que se confunden: el capital social no es un gasto, el IVA deducible no suele ser coste y el Impuesto sobre Sociedades depende del beneficio fiscal.

1. Fórmula para calcular el coste real

Coste anual de estructura = asesoría + software + banco + seguros + registro/notaría recurrente + licencias + ciberseguridad + cumplimiento + RETA/retribución del administrador + coste laboral de la plantilla + costes propios de la actividad.

Los impuestos se añaden como salida de tesorería según resultado, operaciones y capacidad de deducción. Para comparar autónomo y SL hay que incorporar también la retribución del socio, dividendos, IRPF personal y tiempo administrativo.

2. Costes fiscales, contables y mercantiles

Una sociedad debe llevar contabilidad conforme al Código de Comercio y al PGC, presentar declaraciones aplicables, legalizar libros y depositar cuentas. A efectos exclusivamente ilustrativos, el estudio utiliza una horquilla ficticia de 90 a 300 euros al mes para una micro-SL; el coste real puede variar por número de asientos, consultas, operaciones internacionales, cierres y servicios incluidos.

Los aranceles registrales no son idénticos en todos los expedientes y una provisión no es la liquidación final. Pide que la propuesta indique si incluye Impuesto sobre Sociedades, modelo 200, pagos fraccionados, 347/349, libros, cuentas, titularidad real, respuesta a requerimientos y cierre contable.

3. Software, facturación y banco

La empresa puede necesitar programa de facturación adaptado a los requisitos de los sistemas informáticos, contabilidad, almacenamiento, firma, gestor documental, CRM y ciberseguridad. Un negocio sencillo puede gastar entre 20 y 150 euros al mes; equipos comerciales o soluciones sectoriales superan ese rango.

La cuenta bancaria puede ser gratuita o tener mantenimiento, transferencias, tarjetas, TPV, cambio de divisa y financiación. Presupuesta entre 0 y 600 euros anuales para una operativa básica, sin intereses. El coste invisible aparece cuando se usan plataformas duplicadas y nadie cancela licencias.

4. Seguridad Social del administrador

La obligación y régimen dependen de funciones, remuneración y control efectivo. Muchos socios administradores quedan en RETA, con cotización vinculada a rendimientos netos y regularización. Otros pueden estar en Régimen General asimilado o sin alta por la función si no concurren los requisitos.

No uses una cuota fija histórica en el plan. Simula la cotización con los rendimientos previstos y revisa cada ejercicio. Además, separa:

• cuota de Seguridad Social;
• retribución del administrador o nómina;
• retenciones de IRPF;
• gastos satisfechos por la sociedad;
• dividendos posteriores al cierre.

La retribución no es "dinero que desaparece": remunera trabajo o cargo y tiene efecto fiscal y personal. Pero sí exige tesorería.

5. Plantilla y coste laboral

Con empleados, el presupuesto cambia de escala. El coste empresa incluye salario bruto, cotización empresarial, pagas, vacaciones, complementos, prevención, formación, equipos, software, sustituciones y posibles indemnizaciones. La asesoría laboral puede facturarse por CCC y trabajador.

No multipliques el salario neto por doce. Calcula coste anual conforme al convenio y divídelo entre meses productivos. Una contratación de 24.000 euros brutos puede implicar una salida sensiblemente mayor por cotizaciones y costes asociados; el porcentaje exacto depende de contingencias, contrato, ocupación y bonificaciones.

6. Local, licencias y actividad sectorial

Un negocio digital desde un despacho tiene estructura distinta a hostelería, construcción o comercio. Añade alquiler, fianza, suministros y comunidad; licencia, declaración responsable, proyecto y obras; seguros de responsabilidad civil, multirriesgo o ciberriesgo; prevención, vigilancia de salud y coordinación; registro de marca y renovaciones; REA, autorizaciones sanitarias o medioambientales; protección de datos, canal interno y servicios jurídicos; y vehículos, almacén, residuos y mantenimiento. Estos costes no son "de ser SL", sino de la actividad. Sin embargo, condicionan la caja que la SL necesita para sobrevivir.

7. Tres escenarios orientativos

La SL inactiva sigue presentando Impuesto sobre Sociedades, cuentas y libros, y mantiene notificaciones y contabilidad. Si no va a reactivarse, compara el coste de mantenerla con disolver y liquidar correctamente.

8. Impuestos: coste, deuda o dinero de terceros

• IVA: el repercutido se cobra al cliente y el soportado deducible reduce la liquidación. La diferencia es tesorería fiscal, no margen disponible.
• Impuesto sobre Sociedades: grava la base imponible positiva al tipo aplicable; no existe cuota por el mero hecho de tener SL.
• Retenciones: importes descontados a trabajadores, profesionales o arrendadores que se ingresan a Hacienda.
• IAE: muchas empresas están exentas, pero deben declarar actividades.
• Impuestos locales: dependen de vehículos, inmuebles, obras o actividad.

Crea cuentas bancarias o subcuentas para impuestos. Gastar el IVA cobrado financia el presente con una factura del futuro, y Hacienda no suele apreciar ese modelo de negocio.

9. Presupuesto mensual de caja

1. Estima ventas cobradas y plazo medio.
2. Separa IVA y retenciones.
3. Proyecta costes fijos y variables.
4. Añade nóminas, Seguridad Social y RETA.
5. Provisiona Impuesto sobre Sociedades.
6. Divide seguros, cuentas, libros y licencias entre doce.
7. Reserva una contingencia del 5–10 % de estructura.
8. Calcula meses de caja con ventas cero.

Un presupuesto debe tener escenario base, prudente y estrés. La diferencia entre beneficio y tesorería explica por qué una empresa rentable puede no llegar al día 20.

10. Cómo reducir costes sin aumentar riesgo

• Automatiza captura de facturas y conciliación bancaria.
• Cierra contabilidad cada mes, no una vez al trimestre.
• Usa un plan de cuentas y circuitos de aprobación sencillos.
• Elimina software duplicado y usuarios inactivos.
• Negocia alcance y SLA de la asesoría por volumen real.
• Digitaliza contratos, actas y justificantes con estructura.
• Evita sociedades sin propósito económico claro.
• Revisa financiación, seguros y proveedores al menos una vez al año.
• Decide pronto si una SL inactiva se reactiva o se liquida.

Ahorrar quitando controles críticos suele trasladar el gasto a requerimientos, recargos y horas del socio. La contabilidad barata que llega tarde sale exquisitamente cara.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta al mes una SL sin empleados?

En el ejemplo ficticio utilizado en este estudio, la estructura básica se sitúa entre 170 y 500 euros mensuales antes de RETA, impuestos y gastos del negocio. No es una tarifa ni una horquilla vinculante: el coste real depende del volumen y de los servicios incluidos.

¿Una SL sin facturar tiene gastos?

Sí. Mantiene contabilidad, Impuesto sobre Sociedades, libros, cuentas anuales, certificado/notificaciones y, según el administrador, obligaciones de Seguridad Social.

¿El capital social es un coste?

No. Es patrimonio aportado a la sociedad y puede utilizarse para su actividad, respetando solvencia y reglas societarias. No equivale a honorarios ni tasa.

¿El IVA cuenta como gasto de mantener la empresa?

El IVA deducible normalmente no es gasto contable, aunque afecta a tesorería. El no deducible sí puede formar parte del coste.

¿Cuándo compensa cerrar una SL inactiva?

Cuando no existe un plan real de reactivación y el coste, riesgo y tiempo de mantenerla superan el de liquidarla. Antes hay que revisar activos, deudas, impuestos y socios.

Experiencia del PAE. Las categorías de gasto de este estudio recogen la experiencia de AUTÓNOMOS PYMES ASESORÍA ONLINE S.L.P. acompañando durante 14 años la creación y puesta en marcha de más de 3.900 empresas. Sirven para no olvidar partidas, pero no sustituyen un presupuesto individual: actividad, socios, plantilla, local, volumen documental y complejidad fiscal cambian el coste real.

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Fuentes y metodología: AEAT y Seguridad Social. Los importes de este artículo son ficticios, estimados y no vinculantes; cada empresa debe solicitar un presupuesto individual adaptado a su actividad, volumen, plantilla y obligaciones. Información revisada a 29/07/2026.