Facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas

Qué es una factura electrónica dirigida al sector público

Es una factura expedida en un formato electrónico estructurado que puede ser leído y procesado automáticamente por los sistemas de la Administración. La Ley 25/2013 creó el registro contable de facturas y los puntos generales de entrada. Desde el 15 de enero de 2015, numerosos proveedores están obligados a presentar electrónicamente sus facturas cuando el destinatario pertenece al ámbito público incluido en la ley.

El documento base identifica correctamente los tres elementos esenciales: formato informático, firma electrónica y datos de destino. La actualización relevante es que el portal oficial admite la familia Facturae 3.2.x y publica como versión más reciente la 3.2.2. Por eso, antes de emitir conviene comprobar qué versión acepta el punto de entrada concreto y mantener actualizado el software.

Quién está obligado

• Sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada.
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica sin nacionalidad española.
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes.
• Uniones temporales de empresas y determinadas agrupaciones y fondos enumerados en la Ley 25/2013.
• Otros proveedores cuando la Administración no haya establecido una exclusión reglamentaria aplicable.

Las Administraciones pueden excluir de la obligación determinadas facturas de hasta 5.000 euros y algunas emitidas a servicios en el exterior. Esa exclusión no impide que el proveedor opte por presentar una factura electrónica cuando la Administración está obligada a aceptarla. Para autónomos persona física, la obligación debe comprobarse en las reglas del organismo contratante y en el pliego o pedido.

Requisitos técnicos imprescindibles

La factura debe contener todos los datos fiscales ordinarios —serie, número, fecha, identificación de emisor y destinatario, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, retenciones cuando procedan y total—, más los datos administrativos de encaminamiento. Los códigos DIR3 evitan que una factura quede «huérfana» dentro del organismo. Deben solicitarse antes de emitir y copiarse exactamente.

Cómo presentar una factura en FACe

• Confirme que el organismo utiliza FACe o localice su punto general de entrada.
• Obtenga los códigos DIR3: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
• Genere el archivo Facturae con un programa compatible.
• Firme con certificado electrónico válido o utilice un proveedor que firme por cuenta del emisor.
• Adjunte documentación adicional solo cuando el expediente lo exija.
• Presente la factura y descargue el justificante de registro.
• Consulte periódicamente el estado: registrada, registrada en RCF, contabilizada, rechazada o pagada, según el sistema.

Conservación, seguimiento y cobro

El emisor debe conservar el archivo original, la firma, el justificante de presentación y los anexos durante los plazos legalmente exigibles. La conservación debe mantener legibilidad, autenticidad e integridad y permitir acceso sin demora a la Administración tributaria. El justificante de registro es clave para acreditar la fecha de presentación y gestionar posibles demoras de pago.

Checklist antes de enviar

• NIF y razón social coinciden con el contrato o pedido.
• Número de expediente, contrato o pedido incluidos cuando se exijan.
• DIR3 verificados con el organismo.
• Facturae válido y firma vigente.
• Cuenta bancaria y vencimiento correctos.
• Importes, impuestos y retenciones revisados.
• Justificante de presentación archivado.

Preguntas frecuentes

¿Se puede enviar un PDF a una Administración?

Como regla práctica, no sustituye a la factura electrónica estructurada exigida. El PDF puede servir como representación visual o anexo, pero la factura presentada debe cumplir el formato y canal obligatorios.

¿Qué es FACe?

Es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado y de otras administraciones adheridas. Permite presentar facturas, consultar estados y localizar unidades destinatarias.

¿Qué certificado necesito?

Un certificado electrónico admitido para firmar o autenticarse. El software o el prestador de facturación debe indicar la política de firma aplicable.

¿Una factura inferior a 5.000 euros siempre puede enviarse en papel?

No necesariamente. La exclusión depende de que la Administración la haya aprobado reglamentariamente. Además, el proveedor puede optar por enviarla electrónicamente cuando proceda.

Si tu negocio necesita apoyo para adaptarse a estos cambios, en Autónomos Pymes ofrecemos asesoría fiscal, contable y laboral para gestionar la facturación electrónica junto al resto de tus obligaciones.

Fuente oficial de la información: facturae.gob.es. Como referencias normativas complementarias se han consultado la Ley 25/2013, el Real Decreto 1619/2012, el Real Decreto 238/2026 y FACe. Fecha de revisión: 29 de julio de 2026.