Recibir facturas electrónicas

Formas de recibir facturas electrónicas

• Correo electrónico o descarga desde el portal del proveedor, en el régimen voluntario.
• Programa de facturación o contabilidad capaz de importar formatos estructurados.
• Plataforma privada de intercambio.
• Prestador de servicios que reciba y conserve por cuenta del destinatario.
• Solución pública de facturación electrónica, cuando el sistema B2B sea aplicable.
• Autofacturación, si existe acuerdo y se cumplen los requisitos legales.

Proceso recomendado de recepción

El circuito debe impedir que una factura se pierda en un buzón personal. Lo ideal es un canal único, reglas de validación y responsables definidos. La validación técnica comprueba que el archivo es legible y no está corrupto; la fiscal revisa datos obligatorios; la conciliación conecta factura con pedido, albarán o servicio; y la aprobación autoriza contabilización y pago.

Qué debe comprobar el receptor

• Identidad y NIF del proveedor.
• Número, serie y fecha de expedición.
• Descripción real de bienes o servicios.
• Base imponible, tipo y cuota de IVA.
• Retención de IRPF cuando proceda.
• Fecha de operación si difiere de la expedición.
• Cuenta bancaria y vencimiento, evitando fraudes por cambio de IBAN.
• Ausencia de duplicados y coincidencia con pedido o contrato.
• Firma y vigencia del certificado cuando la factura esté firmada electrónicamente.

Conservación de facturas recibidas

Empresarios y profesionales deben conservar las facturas recibidas con su contenido original, ordenadamente y de forma que se garantice legibilidad, autenticidad e integridad. La Administración tributaria debe poder acceder a ellas sin demora. Puede delegarse la conservación material en un tercero, pero la responsabilidad legal sigue siendo del obligado tributario.

Una política sólida conserva el archivo original estructurado, su representación visual, firmas o sellos, evidencias de recepción, aprobaciones, rectificaciones y justificantes de pago. Debe existir copia de seguridad, control de accesos, registro de cambios y procedimiento de recuperación.

Recepción en el nuevo sistema B2B

Con la aplicación del Real Decreto 238/2026, empresarios y profesionales deberán poder recibir facturas por una plataforma privada, por la solución pública o por ambas. Si no publican un punto privado de entrada, se entenderá que utilizan la solución pública. El destinatario deberá comunicar el rechazo o el pago efectivo completo en los términos y plazos del sistema; la norma prevé la comunicación del pago en un máximo de cuatro días naturales desde la fecha efectiva, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, una vez sea aplicable el régimen.

Integración contable y fiscal

La recepción automática permite reducir mecanización manual, pero exige reglas de calidad. Los campos importados deben mapearse al plan contable, libros de IVA, centros de coste y proyectos. Las facturas rectificativas deben vincularse con la original. Antes de deducir el IVA, confirme que existe factura válida, que el gasto está relacionado con la actividad y que se cumplen los requisitos temporales y materiales.

Checklist de implantación

• Canal único publicado para proveedores.
• Software capaz de leer PDF y formatos estructurados.
• Validación de firma y certificado cuando proceda.
• Flujo de aprobación por importes y responsables.
• Control de duplicados.
• Conciliación con pedidos y albaranes.
• Archivo original y copias de seguridad.
• Registro de rechazo, aceptación, vencimiento y pago.
• Plan de contingencia y exportación de datos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo delegar la conservación?

Sí. Un tercero puede prestar el servicio, pero usted continúa siendo responsable del cumplimiento y del acceso a las facturas.

¿Tengo que verificar una firma electrónica?

Cuando reciba una factura firmada, debe verificarse la firma y la vigencia del certificado. Normalmente lo hace el programa o la plataforma.

¿Debo conservar también el PDF si recibo XML?

Conviene conservar el archivo original estructurado, que es la factura, y una representación legible. El PDF no debe sustituir al original cuando el documento válido es el XML.

¿Puedo rechazar una factura electrónica?

Sí, por motivos comerciales o por errores. En el sistema B2B obligatorio el rechazo deberá comunicarse por los mecanismos previstos, y una corrección puede requerir factura rectificativa.

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Fuente oficial de la información: facturae.gob.es. Como referencias normativas complementarias se han consultado la Ley 25/2013, el Real Decreto 1619/2012, el Real Decreto 238/2026 y FACe. Fecha de revisión: 29 de julio de 2026.