Estados de las facturas electrónicas y comunicación del pago

Recibir una factura no termina el trabajo administrativo. Alguien debe revisarla, resolver incidencias, aprobarla y comprobar el pago. Esta guía amplía el contenido sobre recepción y conservación y lo conecta con la factura electrónica B2B.

Distinguir el documento de su estado

La factura identifica una operación. Su estado permite conocer qué ha ocurrido después. El RD 238/2026 diferencia la información al emisor de la comunicación a la solución pública. En el intercambio entre partes se informa de aceptación o rechazo comercial y pago completo; a la solución pública debe comunicarse el pago completo o el rechazo. No deben confundirse ambos circuitos, como recogen los artículos 10 y 12 del Real Decreto 238/2026.

Para los estados obligatorios del artículo 10, el plazo máximo es de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. El artículo 12 establece ese cómputo para el pago completo a la solución pública. El destinatario puede autorizar a su plataforma para comunicarlo, proporcionando la información necesaria (texto consolidado del Real Decreto 238/2026).

Cómo organizar el trabajo

La asignación de responsables de la tabla es una recomendación de organización. Puede adaptarse al tamaño del negocio. En un autónomo varias funciones pueden recaer en la misma persona; aun así, conviene distinguirlas.

Un ejemplo práctico

Una empresa recibe una factura que no coincide con el servicio contratado. Nuestra recomendación es registrar la incidencia, contrastar el contrato y coordinar la solución con el proveedor. Guardar el documento en una carpeta sin seguimiento dificulta saber quién debe resolverlo.

Si posteriormente se paga, tesorería debe vincular el justificante a la factura correcta y trasladar la información al sistema. Un pago iniciado, un vencimiento previsto y un pago efectivo son datos que conviene mantener diferenciados en el control interno.

Cuándo preparar el circuito

Consulta el calendario de factura electrónica obligatoria: la emisión y recepción y la comunicación de estados tienen fechas que deben analizarse por separado. En particular, la AEAT contempla el plazo adicional hasta 2029 para los estados del grupo correspondiente de personas físicas y entidades en atribución de rentas, según la noticia de la AEAT de 7 de octubre de 2026.

Preparar la conciliación con antelación permite detectar qué datos faltan y dónde se interrumpe la información. Recomendamos probar el circuito con documentos reales anonimizados o con ejemplos representativos antes de extenderlo al conjunto del negocio.

Cómo evitar que una factura quede sin seguimiento

Recomendamos mantener una relación de facturas pendientes con un responsable y una próxima acción. Por ejemplo, una incidencia puede estar esperando la confirmación del departamento que contrató el servicio, una aclaración del proveedor o la revisión de tesorería. Anotar ese motivo ayuda a distinguir una demora interna de un desacuerdo comercial.

Para cada documento, conviene poder localizar la factura, la explicación de la incidencia y las comunicaciones relacionadas. Si una persona está ausente, otra debería poder continuar la revisión sin reconstruir el expediente desde su correo. Un procedimiento breve y compartido suele resultar más útil que varias listas personales que nadie compara.

La revisión periódica debe identificar tanto los documentos pendientes como las comunicaciones que no se hayan completado correctamente. Nuestra recomendación es comprobar qué información genera el programa, qué confirmación ofrece y cómo se gestionan sus errores. Una automatización también necesita una persona que revise las excepciones.

Un ejemplo con varias facturas y un solo pago

Supongamos, como ejemplo de gestión, que tu empresa realiza una transferencia que agrupa tres facturas de un proveedor. Para el control interno, recomendamos distribuir el importe entre los documentos correspondientes y comprobar si alguno queda pendiente. La referencia de la transferencia, por sí sola, puede no explicar con precisión qué factura se ha satisfecho.

También puede ocurrir lo contrario: varios movimientos bancarios asociados a una misma factura. En ese caso, conviene conservar la relación entre los justificantes y el documento hasta completar la conciliación. Estos ejemplos ilustran necesidades de organización; el tratamiento de los mensajes deberá ajustarse a las reglas aplicables y a la solución utilizada.

Qué revisar con el proveedor del programa

Pide una demostración de cómo se registra una incidencia, quién puede modificar la información interna y cómo se comprueba el envío de un mensaje. Pregunta qué ocurre cuando falla la conexión o cuando la información llega incompleta. Conviene conocer el procedimiento de revisión y soporte antes de necesitarlo con una factura real.

Comprueba además qué datos debe introducir tu equipo y cuáles proceden de una integración. Si el programa no conoce el pago hasta que alguien lo registra o concilia, esa tarea debe tener un responsable. Evita asumir que conectar dos aplicaciones garantiza que toda la información necesaria circula automáticamente.

Cómo compartir la información con la asesoría

Acuerda un canal para trasladar los documentos y las incidencias que puedan afectar a la contabilidad. Explica qué facturas están en revisión y aporta los justificantes necesarios para comprobar los pagos. Este intercambio permite trabajar sobre una información común y reduce las consultas repetidas sobre documentos que ya se habían remitido.

La recepción, la revisión comercial, la conciliación y la comunicación de estados deben encajar en un procedimiento que el negocio pueda mantener. Para diseñarlo, empieza por tus operaciones habituales y añade las incidencias más frecuentes. Después comprueba con tu asesoría y tu proveedor cómo se ejecutará cada tarea.

Preguntas frecuentes

Te ayudamos a adaptarte

En Autónomos Pymes Asesoría Online S.L.P. podemos revisar contigo la coordinación fiscal y contable del circuito. Consulta nuestra asesoría online y amplía información sobre la solución pública de la AEAT. También puedes llamarnos al 722 766 344 o escribirnos desde el formulario.

Somos una gestoría online que también se ocupa de la contabilidad, la fiscalidad y la gestión laboral de autónomos y pymes, de la creación de empresas, de sociedades holding y de fundaciones.

Continúa la guía: calendario de factura electrónica obligatoria; solución pública de facturación electrónica; cómo recibir y conservar facturas electrónicas.

Fuentes oficiales y normativa: BOE, Real Decreto 238/2026, BOE, Orden HAC/1028/2026, AEAT, calendario de implantación y AEAT, noticia de 7 de octubre de 2026 sobre la solución pública. Contenido informativo de carácter general, elaborado a partir de fuentes oficiales; el tratamiento de cada negocio y sus operaciones debe revisarse en su caso concreto. Se revisa cada año y cuando cambian la Ley 18/2022, el Real Decreto 238/2026 o la Orden HAC/1028/2026.

Fecha de publicación: 26 de octubre de 2026. Fecha de actualización normativa: 26 de octubre de 2026.