Solución pública de facturación electrónica de la AEAT y plataformas privadas

Después de identificar tu fecha de adaptación, toca decidir por dónde circularán las facturas. Esta página amplía nuestra guía de factura electrónica entre empresas y explica qué debes preguntar antes de elegir una herramienta.

Qué función tiene la solución pública

La solución pública de facturación electrónica está desarrollada y gestionada por la AEAT. Ofrece una vía gratuita de emisión y recepción, conecta con plataformas privadas, actúa como repositorio de facturas originales o copias fieles y permite el seguimiento del pago. Utiliza la sintaxis UBL, según la información de la AEAT sobre la solución pública.

Estas funciones están previstas en la regulación. Para poner en marcha tu circuito, comprueba en la sede electrónica qué servicios y entornos están disponibles en cada momento; que una norma esté aprobada no equivale a que cualquier herramienta comercial esté preparada.

Cómo encaja una plataforma privada

El sistema permite utilizar una plataforma privada, la solución pública o una combinación. Cuando se emite fuera de la solución pública, existe la obligación de remitir simultáneamente la copia fiel en UBL en los términos regulados. La copia debe identificarse como tal y no se confunde con el original, como detalla la AEAT en las obligaciones de los intervinientes en el sistema.

Qué preguntar antes de contratar

Pide al proveedor una respuesta por escrito a estas cuestiones:

1. Cómo emitirá y recibirá las facturas del negocio y cómo se conectará con la solución pública.
2. Cómo tratará errores, duplicados y facturas rectificativas.
3. Cómo compartirá los documentos y sus estados con tu asesoría.
4. Cómo podrás exportar los datos y continuar trabajando si cambias de proveedor.
5. Qué incluye la cuota, qué servicios tienen coste adicional y qué soporte se ofrece.

Estas preguntas son una recomendación de selección. Conviene responderlas con ejemplos del negocio: una factura con retención, un cliente con varios establecimientos o una rectificativa. El objetivo es probar la operativa habitual y las incidencias relevantes.

Relación con el programa de facturación

Revisa también los requisitos de los sistemas de facturación y nuestra comparativa con VERI*FACTU. Un contrato de software debe describir el alcance que cubre y la versión utilizada. La decisión requiere coordinar el circuito de documentos con el de contabilidad y tesorería.

Cómo comparar opciones para tu empresa

Recomendamos comparar las alternativas con una relación de necesidades reales. Anota cuántas personas facturan, desde qué canales se emiten documentos, quién revisa las compras y cómo se prepara la contabilidad. Ese inventario permite distinguir las funciones imprescindibles de las que solo resultan atractivas en una demostración.

Si tu actividad tiene un circuito sencillo, comprueba que puedes localizar las facturas y trasladar la información a tu asesoría sin repetir tareas. Si trabajas con almacén, comercio electrónico o diferentes centros, pide que te enseñen cómo se conecta cada parte. La elección debe valorar el conjunto de la operativa, además del precio de la licencia.

Para comparar presupuestos, utiliza el mismo escenario en todos los proveedores. Solicita el coste de puesta en marcha, formación, usuarios, integraciones y mantenimiento. Pregunta también por las condiciones de salida. Una cuota mensual resulta difícil de valorar si no sabes qué tareas tendrás que seguir haciendo manualmente.

Una prueba práctica antes de decidir

Imagina una empresa de servicios que trabaja con clientes particulares y con otras empresas. Antes de implantar una herramienta, recomendamos preparar ejemplos separados para ambos circuitos y comprobar qué documento recibe cada cliente. Así se pueden detectar configuraciones comerciales o fiscales que necesitan revisión sin mezclar los canales de trabajo.

La prueba puede continuar con una factura recibida de un proveedor. Comprueba dónde aparece, quién puede revisarla y cómo se comparte con contabilidad. Después, simula una incidencia y pide al proveedor que explique cómo se localiza y resuelve. Estos ejercicios son propuestas de comprobación, no garantías de cumplimiento por sí solos.

Por último, solicita una exportación de los documentos de prueba. Revisa con tu asesoría si la información resulta comprensible y utilizable. Una migración futura será más fácil de planificar si conoces desde el principio qué puedes recuperar y cómo hacerlo.

Coordinar el cambio con tu asesoría

Conviene acordar quién configura los datos fiscales, quién da de alta a los usuarios y quién revisa las incidencias contables. El proveedor tecnológico y la asesoría intervienen en tareas diferentes; describirlas evita que una comprobación quede pendiente porque ambos equipos entienden que corresponde al otro.

En Autónomos Pymes Asesoría Online S.L.P. te proponemos revisar las necesidades fiscales y contables antes de cerrar la elección tecnológica. Para preparar esa conversación, reúne ejemplos de facturas, una lista de los programas utilizados y las principales dificultades del circuito actual. Con esa información se puede delimitar el apoyo que necesita tu negocio.

Preguntas frecuentes

Te ayudamos a adaptarte

En Autónomos Pymes Asesoría Online S.L.P. podemos ayudarte a coordinar las implicaciones fiscales y contables de tu facturación. Consulta nuestra asesoría online, llámanos al 722 766 344 o escríbenos desde el formulario.

Somos una gestoría online que también se ocupa de la contabilidad, la fiscalidad y la gestión laboral de autónomos y pymes, de la creación de empresas, de sociedades holding y de fundaciones.

Continúa la guía: calendario de factura electrónica obligatoria; estados de las facturas y pagos; cómo recibir y conservar facturas electrónicas.

Fuentes oficiales y normativa: AEAT, solución pública de facturación electrónica, AEAT, obligaciones de los intervinientes en el sistema de factura electrónica, BOE, Real Decreto 238/2026 y BOE, Orden HAC/1028/2026. Contenido informativo de carácter general, elaborado a partir de fuentes oficiales; la elección de canal y su configuración deben revisarse en el caso concreto de cada negocio. Se revisa cada año y cuando cambian la Ley 18/2022, el Real Decreto 238/2026 o la Orden HAC/1028/2026.

Fecha de publicación: 26 de octubre de 2026. Fecha de actualización normativa: 26 de octubre de 2026.