Programa VERI*FACTU: requisitos, código QR, adaptación y sanciones

Esta página forma parte de la guía completa de VERI*FACTU. Elegir software de facturación ya no consiste solo en comparar precio y facilidad de uso. La empresa debe comprobar que cumple el Real Decreto 1007/2023, la Orden HAC/1177/2024 y las especificaciones de la Agencia Tributaria. Además, debe verificarse la versión instalada: un anuncio de «compatible» no garantiza que el TPV o una integración antigua estén adaptados.

La documentación oficial de la AEAT sobre sistemas informáticos de facturación permite consultar preguntas frecuentes, diseños de registro y servicios técnicos. Para negocios con pocas facturas también existe una aplicación gratuita de la AEAT, aunque no sustituye las funciones de un ERP o de un programa de gestión completo.

Los seis requisitos esenciales del sistema

• Integridad: los registros deben mantenerse completos y protegidos frente a cambios indebidos.
• Conservación: la información debe guardarse durante los plazos legales aplicables.
• Accesibilidad: debe poder consultarse y aportarse cuando resulte exigible.
• Legibilidad: los datos han de presentarse en formatos normalizados y comprensibles.
• Trazabilidad: cada registro se relaciona con el anterior y las acciones dejan rastro.
• Inalterabilidad: no pueden realizarse borrados o modificaciones ocultas.

Al expedir una factura, el sistema genera un registro de alta. Si se detecta un error, debe utilizar el procedimiento de rectificación o generar un registro de anulación cuando corresponda. No se debe abrir la factura antigua, cambiar el importe y guardarla como si nada hubiera ocurrido. La norma pretende precisamente impedir ese tipo de alteración silenciosa.

Diagrama técnico simplificado

La modalidad VERI*FACTU envía los registros a la AEAT de forma continuada. La modalidad no verificable los conserva y añade firma electrónica, registro de eventos, alarmas y exportación. Por eso, «no enviar nada» no equivale a una solución más sencilla.

Código QR y mención VERI*FACTU

Las facturas expedidas mediante un sistema incluido en el reglamento deben incorporar un código QR con la información y formato previstos. En las facturas electrónicas estructuradas, el QR gráfico puede sustituirse por la URL que representa, incluida como campo independiente.

El QR no convierte por sí solo un PDF en factura electrónica B2B. Tampoco significa que la AEAT haya validado el gasto, el IVA deducible o la realidad de la operación. Sirve para la trazabilidad y, en su caso, para comprobar que los datos esenciales coinciden con los remitidos.

Declaración responsable: qué debes pedir al proveedor

Todo sistema debe contar con una declaración responsable emitida por el productor, fabricante o desarrollador. Esa declaración identifica el sistema, su versión, componentes y características, y manifiesta que cumple los requisitos legales. No se trata de una certificación previa expedida por la AEAT ni de un sello genérico que sirva para cualquier versión futura.

Documentación mínima recomendable: declaración responsable de la versión instalada, contrato o condiciones del servicio, política de actualizaciones, procedimiento de exportación, plan de contingencia, soporte para rectificativas y confirmación de la modalidad VERI*FACTU o no verificable.

Si el programa depende de ERP, TPV, comercio electrónico y conector contable, hay que confirmar el cumplimiento del conjunto. El eslabón débil suele ser una integración antigua que factura fuera del circuito principal.

Checklist para adaptar la empresa

1. Inventariar sistemas: localizar todos los puntos que emiten facturas o tickets.
2. Definir la modalidad: decidir si se remitirán registros mediante VERI*FACTU.
3. Solicitar la declaración responsable: comprobar producto, versión y componentes.
4. Revisar series: separar, cuando proceda, centros, actividades y tipos documentales.
5. Probar rectificaciones: ensayar abonos, devoluciones, anulaciones y facturas sustitutivas.
6. Validar el QR: revisar tamaño, ubicación, lectura y contenido.
7. Preparar contingencias: documentar qué hacer ante caída de Internet o del sistema.
8. Formar usuarios: evitar borrados, duplicados y soluciones paralelas.
9. Conectar contabilidad: comprobar que los datos fiscales llegan sin cambios manuales.
10. Guardar evidencias: conservar contratos, versiones, pruebas y comunicaciones del proveedor.

Aplicación gratuita de la AEAT o software privado

La aplicación gratuita permite generar facturas electrónicas y remitir directamente los registros a la AEAT. Puede ser adecuada para profesionales y empresas con un volumen reducido, pocas series y necesidades sencillas. Su ventaja es el coste y el cumplimiento integrado; su límite aparece cuando se necesitan automatizaciones, inventario, presupuestos, CRM, múltiples usuarios o conexión con tiendas.

Sanciones: qué dice realmente la Ley General Tributaria

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona la fabricación, comercialización y tenencia de sistemas que permitan alterar registros, no garanticen su integridad o no estén debidamente certificados cuando resulte exigible. Para el usuario, la norma contempla una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio por la tenencia de sistemas no debidamente certificados o por la alteración de dispositivos certificados.

Este importe no es una multa automática ante cualquier error menor. La conducta, el sistema y las circunstancias deben encajar en el precepto. Aun así, el riesgo exige documentación y no una promesa comercial verbal.

VERI*FACTU y factura electrónica B2B

El mismo software puede tener que cumplir ambos marcos. VERI*FACTU se centra en la seguridad del sistema y el registro fiscal de las facturas emitidas. La factura electrónica B2B se centra en emitir, transmitir y recibir facturas en formato estructurado entre empresarios y profesionales. Al contratar una solución, conviene preguntar por las dos hojas de ruta y por la interoperabilidad futura. Consulta el detalle en VERI*FACTU y factura electrónica B2B: diferencias, fechas y adaptación.

La adaptación técnica debe encajar con la fiscal. En Autónomos Pymes Asesoría Online ayudamos a revisar procesos de facturación, contabilidad e impuestos. Para nuevos proyectos, nuestro servicio de creación de empresas permite empezar con una estructura ordenada y preparada para las obligaciones digitales.

Preguntas frecuentes sobre programas VERI*FACTU

¿La AEAT publica una lista de programas homologados?

El modelo se basa en la declaración responsable del productor, no en una homologación previa individual de cada programa por la AEAT.

¿Necesito conexión permanente a Internet?

La modalidad VERI*FACTU requiere conectividad para la remisión, pero el sistema debe contemplar incidencias y reintentos. El proveedor debe explicar el comportamiento ante caídas.

¿Puedo cambiar de programa después de empezar?

Sí, pero deben preservarse los registros, la trazabilidad y la capacidad de consulta o exportación. La migración debe planificarse, no hacerse copiando solo los PDF.

¿Quién responde si el proveedor falla?

El productor responde por su declaración y por las características del sistema, pero el empresario sigue siendo responsable de utilizar correctamente una solución adecuada y conservar la documentación.

Continúa el clúster

Revisa primero qué es VERI*FACTU, cómo funciona y cuáles son las fechas y confirma si tu empresa o actividad está obligada.

Normativa de referencia: Real Decreto 1007/2023, Orden HAC/1177/2024 y artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Guía informativa actualizada a julio de 2026. Los requisitos técnicos pueden recibir nuevas versiones o aclaraciones de la AEAT; conviene verificar la documentación del proveedor antes de contratar. Fecha de revisión: 31 de julio de 2026.