Factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos

Qué se considera factura electrónica B2B

Es una factura expedida, transmitida y recibida en formato electrónico entre empresarios o profesionales. No debe confundirse con un simple documento digital visual. En el sistema obligatorio, ya aprobado y de aplicación escalonada, la factura tendrá que circular en formatos estructurados y por canales capaces de intercambiarla, registrar sus estados y remitir la información exigida a la solución pública.

Hasta que te corresponda aplicar el régimen obligatorio, el consentimiento del destinatario sigue siendo relevante para la factura electrónica voluntaria. Cuando el sistema B2B obligatorio te resulte aplicable, el consentimiento dejará de ser necesario en las operaciones incluidas.

A quién afectará

A empresarios y profesionales obligados a expedir factura cuando el destinatario sea otro empresario o profesional establecido en España y la operación se dirija a esa sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia. Quedan fuera, entre otras, determinadas operaciones documentadas con factura simplificada, sin perjuicio de excepciones y futuras exclusiones sectoriales.

Cómo funciona el sistema español

El emisor podrá usar una plataforma privada, la solución pública gestionada por la AEAT o una combinación. Si usa una plataforma privada para emitir, el sistema deberá remitir simultáneamente una copia fiel en sintaxis UBL a la solución pública. Si el receptor no comunica un punto privado de entrada, se entenderá que recibe por la solución pública.

Qué necesitas revisar para adaptarte

La adaptación afecta a la emisión y a la recepción. Antes de contratar una herramienta, identifica tus canales de facturación, quién aprueba las facturas recibidas, cómo se concilian los pagos y qué información necesita tu asesoría. Consulta la solución pública y las plataformas privadas para definir el circuito, y los estados de las facturas para organizar el seguimiento. Las fechas de cada grupo están en el calendario de factura electrónica obligatoria.

Formatos y requisitos

• Formato estructurado admitido: UBL, CII, EDIFACT, Facturae u otras sintaxis que determine el desarrollo técnico, con conversión e interoperabilidad cuando corresponda.
• Código único de factura que incluya al menos NIF del emisor, número y serie y fecha de expedición.
• Contenido mínimo del Reglamento de facturación y posibles datos adicionales pactados contractualmente.
• Garantía de autenticidad, integridad, inalterabilidad, legibilidad y trazabilidad.
• Información de estados: aceptación o rechazo y comunicación del pago efectivo completo dentro del plazo previsto cuando el régimen sea aplicable.

¿Es válido un PDF enviado por email?

En el régimen general voluntario, un PDF puede ser factura electrónica si se expide y recibe electrónicamente y los controles de gestión crean una pista de auditoría fiable entre la factura y la operación. La firma electrónica no es obligatoria en todos los casos: también pueden utilizarse controles de gestión, EDI u otros medios validados. Lo que cambia con el sistema B2B obligatorio es que, en las operaciones incluidas y desde la fecha que corresponda a cada negocio, la factura debe transmitirse en formato estructurado por los canales regulados: un PDF aislado no cubre por sí solo esa obligación, aunque puede seguir acompañando a la factura para facilitar su lectura.

Plan de adaptación recomendado

• Mapear los circuitos actuales de emisión y recepción.
• Verificar compatibilidad del software con UBL, Facturae u otros formatos estructurados.
• Definir el punto de entrada que se comunicará a proveedores.
• Normalizar datos maestros de clientes y proveedores.
• Automatizar conciliación entre pedido, albarán, factura y pago.
• Documentar controles de gestión y permisos de usuario.
• Preparar la comunicación de estados y pagos.
• Coordinar el proyecto con asesoría, contabilidad, tesorería y proveedor tecnológico.

Autenticidad, integridad y pista de auditoría

La autenticidad acredita quién emitió la factura; la integridad demuestra que el contenido no ha sido alterado; la legibilidad permite comprenderla durante todo el periodo de conservación. Una pista de auditoría fiable conecta pedido, contrato, albarán, prestación, factura, asiento contable, pago y posibles rectificaciones. Ese encadenamiento documental suele ser más útil en una inspección que acumular archivos sin orden.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B?

La Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026 e inició el cómputo. Quienes superen 8 millones de euros de volumen de operaciones se adaptan el 6 de octubre de 2027; el resto emite y recibe desde el 6 de octubre de 2028, y las personas físicas y entidades en atribución de rentas comunican estados y pagos desde el 6 de octubre de 2029. Lo detallamos en el calendario de factura electrónica obligatoria.

¿Necesitaré firma electrónica en todas las facturas?

No necesariamente. El sistema admite distintos mecanismos de garantía. La solución pública aplicará sus propios procedimientos y las plataformas deberán cumplir los requisitos técnicos de autenticidad e integridad.

¿Puedo seguir usando mi programa actual?

Sí, si se adapta a los formatos, conexiones, copias, estados y requisitos de interoperabilidad. Un programa que solo genera PDF probablemente necesitará actualización o integración.

¿Factura electrónica y VERI*FACTU son lo mismo?

No. La factura electrónica regula el formato, transmisión y recepción. Los sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU se centran en los registros de facturación y su integridad o remisión tributaria. Pueden coexistir en el mismo software.

Si tu empresa necesita apoyo para adaptarse a la factura electrónica B2B, en Autónomos Pymes ofrecemos asesoría fiscal, contable y laboral para coordinar el cambio junto al resto de tus obligaciones.

Fuente oficial de la información: facturae.gob.es. Como referencias normativas complementarias se han consultado la Ley 25/2013, el Real Decreto 1619/2012, el Real Decreto 238/2026, la Orden HAC/1028/2026, el calendario de implantación de la AEAT y FACe. Fecha de publicación: 29 de julio de 2026. Fecha de actualización normativa: 26 de octubre de 2026.