Facturar electrónicamente a otra empresa

Qué se considera factura electrónica B2B

Es una factura expedida, transmitida y recibida en formato electrónico entre empresarios o profesionales. No debe confundirse con un simple documento digital visual. En el futuro sistema obligatorio, la factura tendrá que circular en formatos estructurados y por canales capaces de intercambiarla, registrar sus estados y remitir la información exigida a la solución pública.

Hasta la aplicación efectiva del régimen obligatorio, el consentimiento del destinatario sigue siendo relevante para la factura electrónica voluntaria. Cuando entre en vigor el sistema B2B obligatorio, el consentimiento dejará de ser necesario en las operaciones incluidas.

A quién afectará

A empresarios y profesionales obligados a expedir factura cuando el destinatario sea otro empresario o profesional establecido en España y la operación se dirija a esa sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia. Quedan fuera, entre otras, determinadas operaciones documentadas con factura simplificada, sin perjuicio de excepciones y futuras exclusiones sectoriales.

Cómo funcionará el sistema español

El emisor podrá usar una plataforma privada, la solución pública gestionada por la AEAT o una combinación. Si usa una plataforma privada para emitir, el sistema deberá remitir simultáneamente una copia fiel en sintaxis UBL a la solución pública. Si el receptor no comunica un punto privado de entrada, se entenderá que recibe por la solución pública.

Formatos y requisitos

• Formato estructurado admitido: UBL, CII, EDIFACT, Facturae u otras sintaxis que determine el desarrollo técnico, con conversión e interoperabilidad cuando corresponda.
• Código único de factura que incluya al menos NIF del emisor, número y serie y fecha de expedición.
• Contenido mínimo del Reglamento de facturación y posibles datos adicionales pactados contractualmente.
• Garantía de autenticidad, integridad, inalterabilidad, legibilidad y trazabilidad.
• Información de estados: aceptación o rechazo y comunicación del pago efectivo completo dentro del plazo previsto cuando el régimen sea aplicable.

¿Es válido un PDF enviado por email?

En el régimen general voluntario, un PDF puede ser factura electrónica si se expide y recibe electrónicamente y los controles de gestión crean una pista de auditoría fiable entre la factura y la operación. La firma electrónica no es obligatoria en todos los casos: también pueden utilizarse controles de gestión, EDI u otros medios validados. Sin embargo, un PDF aislado no será suficiente para cumplir el futuro sistema B2B obligatorio cuando la operación deba transmitirse en formato estructurado por los canales regulados.

Plan de adaptación recomendado

• Mapear los circuitos actuales de emisión y recepción.
• Verificar compatibilidad del software con UBL, Facturae u otros formatos estructurados.
• Definir el punto de entrada que se comunicará a proveedores.
• Normalizar datos maestros de clientes y proveedores.
• Automatizar conciliación entre pedido, albarán, factura y pago.
• Documentar controles de gestión y permisos de usuario.
• Preparar la comunicación de estados y pagos.
• Coordinar el proyecto con asesoría, contabilidad, tesorería y proveedor tecnológico.

Autenticidad, integridad y pista de auditoría

La autenticidad acredita quién emitió la factura; la integridad demuestra que el contenido no ha sido alterado; la legibilidad permite comprenderla durante todo el periodo de conservación. Una pista de auditoría fiable conecta pedido, contrato, albarán, prestación, factura, asiento contable, pago y posibles rectificaciones. Ese encadenamiento documental suele ser más útil en una inspección que acumular archivos sin orden.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B?

Los plazos se cuentan desde la publicación de la orden ministerial que complete la solución pública: 12 meses para quienes superen 8 millones de euros de volumen de operaciones y 24 meses para el resto.

¿Necesitaré firma electrónica en todas las facturas?

No necesariamente. El sistema admite distintos mecanismos de garantía. La solución pública aplicará sus propios procedimientos y las plataformas deberán cumplir los requisitos técnicos de autenticidad e integridad.

¿Puedo seguir usando mi programa actual?

Sí, si se adapta a los formatos, conexiones, copias, estados y requisitos de interoperabilidad. Un programa que solo genera PDF probablemente necesitará actualización o integración.

¿Factura electrónica y VERI*FACTU son lo mismo?

No. La factura electrónica regula el formato, transmisión y recepción. Los sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU se centran en los registros de facturación y su integridad o remisión tributaria. Pueden coexistir en el mismo software.

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Fuente oficial de la información: facturae.gob.es. Como referencias normativas complementarias se han consultado la Ley 25/2013, el Real Decreto 1619/2012, el Real Decreto 238/2026 y FACe. Fecha de revisión: 29 de julio de 2026. Antes de publicar, conviene comprobar si se ha aprobado la orden ministerial de la solución pública B2B, ya que su publicación activa el cómputo de los plazos de obligatoriedad.