Qué es la externalización (outsourcing)

Qué es la externalización

La externalización, también llamada outsourcing, consiste en encargar a un proveedor externo una función o un servicio que la empresa podría hacer con medios propios: la contabilidad, las nóminas, la informática, la limpieza, la logística o la atención al cliente. Outsourcing y externalización son lo mismo: el término inglés es el que más se usa en el mundo de la empresa, pero designa la misma idea.

El objetivo suele ser centrarse en lo que de verdad aporta valor al negocio, acceder a especialistas sin tener que contratarlos en plantilla y convertir costes fijos en variables. Es especialmente útil para una pyme o una empresa recién creada, que no puede tener un departamento para cada área.

Qué funciones se suelen externalizar

• Administración: contabilidad, impuestos, nóminas y seguros sociales.
• Tecnología: mantenimiento informático, alojamiento web, ciberseguridad.
• Operaciones: logística, almacenaje, limpieza o seguridad.
• Comercial: centralita, atención al cliente, marketing digital.

Qué conviene pactar con el proveedor

La relación se documenta con un contrato mercantil de prestación de servicios. Debe dejar claro:

• Qué servicios incluye y cuáles no, con el mayor detalle posible.
• Qué información y documentos debe entregar tu empresa, y en qué plazos.
• Niveles de servicio: tiempos de respuesta, plazos y cómo se miden.
• Precio, revisiones y forma de pago.
• Confidencialidad, normalmente con un acuerdo de confidencialidad, y protección de datos: si el proveedor trata datos personales por tu cuenta, la ley exige un contrato de encargo de tratamiento.
• Duración, preaviso y cómo se devuelven los datos y documentos al terminar.

Responsabilidades: lo que no se externaliza

Externalizar una tarea no traslada al proveedor tus obligaciones legales. Si tu asesoría presenta un impuesto, el obligado sigue siendo tu empresa. Y cuando se contrata con otra empresa una actividad propia de la tuya, el Estatuto de los Trabajadores hace responsable solidaria a la empresa principal de las deudas de Seguridad Social del contratista durante los tres años siguientes a terminar el encargo, y de las salariales durante el año siguiente. Conviene pedir al contratista el certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.

Además, la externalización no puede ser una cesión de trabajadores encubierta: poner personal a disposición de otra empresa para que la dirija solo pueden hacerlo las empresas de trabajo temporal autorizadas. Si el proveedor no organiza ni dirige a su propio personal, existe riesgo de cesión ilegal.

Externalización, subcontratación y ETT

Externalizar es el concepto general. La subcontratación es una forma de hacerlo en la que el proveedor ejecuta, con sus medios y su organización, una parte de tu actividad. La empresa de trabajo temporal, en cambio, no presta un servicio: pone trabajadores a tu disposición para que tú los dirijas. Son relaciones B2B con reglas distintas.

Ventajas e inconvenientes

Entre las ventajas están el acceso a especialistas, la flexibilidad para crecer o reducir el servicio y la posibilidad de dedicar tu tiempo al negocio. Entre los inconvenientes, cierta dependencia del proveedor, la necesidad de coordinarse con él y el riesgo de perder control si nadie en la empresa supervisa el trabajo. Para minimizarlos, elige proveedores con experiencia en tu sector, fija un interlocutor en cada parte y revisa periódicamente el servicio recibido.

Ejemplo práctico

Una pyme de 12 personas decide externalizar la contabilidad, los impuestos y las nóminas en lugar de contratar a un administrativo. Pacta con su asesoría qué documentación enviará cada mes (facturas, extractos y altas y bajas de trabajadores), antes de qué día, y qué recibirá a cambio: declaraciones presentadas en plazo, nóminas y un informe trimestral. La empresa sigue revisando y aprobando la información; la colaboración funciona porque cada parte conoce sus tareas.

Errores frecuentes

• No definir por escrito qué incluye el servicio.
• Pensar que el proveedor asume todas tus responsabilidades legales.
• No firmar el contrato de encargo de tratamiento de datos.
• Dirigir al personal del proveedor como si fuera propio.
• No prever cómo recuperar los datos al cambiar de proveedor.

Cómo te ayudamos

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Preguntas frecuentes sobre Externalización

Conceptos relacionados

• Contrato mercantil: Un contrato mercantil es un acuerdo sometido al régimen mercantil que le corresponda por su naturaleza y circunstancias.
• Empresa: Una empresa es una organización de personas y recursos que desarrolla una actividad económica para ofrecer bienes o servicios.
• B2B: B2B significa business to business y describe las operaciones en las que un negocio vende bienes o presta servicios a otro negocio.
• Pyme: Una pyme es una pequeña o mediana empresa.
• Acuerdo de confidencialidad: Un acuerdo de confidencialidad o NDA es un contrato que regula cómo puede utilizarse y comunicarse determinada información.

Guías y servicios relacionados

• Externalizar la asesoría fiscal, contable y laboral
• Asesoría online para empresas

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Fuentes: Real Decreto Legislativo 2/2015, Estatuto de los Trabajadores (arts. 42 y 43); Ley 14/1994, de Empresas de Trabajo Temporal; Reglamento (UE) 2016/679, RGPD (art. 28); Código Civil. Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.