Qué hacer cuando un trabajador falta sin justificar

Paso 1. Confirme el hecho y no la conclusión

Verifique cuadrante, horario, intercambio de turno, teletrabajo, vacaciones, permiso y registro horario. Una incidencia administrativa puede parecer ausencia. Anote quién detecta el hecho, hora, intentos de contacto y cobertura adoptada. Use lenguaje neutral: “no consta presencia ni aviso” es más preciso que “abandono” o “fraude”.

Conserve los datos originales. Una hoja rehecha días después tiene menos valor que el registro contemporáneo. Si el sistema falla, documente el fallo y las fuentes alternativas. No pida a compañeros que especulen sobre la vida privada del ausente; limite las declaraciones a lo observado.

Paso 2. Contacte y atienda una posible urgencia

Use primero el canal habitual: llamada, correo o aplicación corporativa. El mensaje debe preguntar si la persona está bien, recordar la obligación de comunicar y pedir que contacte. No adelante una sanción. Si existen indicios serios de emergencia, valore actuaciones proporcionadas; el uso de contactos de emergencia debe reservarse a la finalidad para la que se facilitaron y no a investigar una falta ordinaria.

Si responde, recoja la explicación y señale qué documento falta. Una conversación telefónica puede confirmarse por correo: fecha, resumen y plazo. Si comunica incapacidad temporal, compruebe la información administrativa por los canales del INSS; desde abril de 2023 no debe exigirse la antigua copia en papel del parte destinada a la empresa.

Protocolo de las primeras 72 horas

Paso 3. Requiera justificación de forma clara

Cuando persiste la ausencia o la explicación es incompleta, remita requerimiento escrito. Identifique fechas y turnos, canales revisados, obligación de justificar, plazo razonable y forma de respuesta. Advierta de que la falta de justificación podrá valorarse conforme al convenio, sin predeterminar la sanción. Si hay varios días o domicilio desconocido, el burofax con certificación de contenido suele aportar mejor constancia.

El plazo no tiene una cifra estatal única para todos los casos. Debe atender al convenio, la urgencia, la disponibilidad del documento y la duración de la ausencia. Una respuesta recibida antes de decidir debe valorarse, aunque se entregue tarde; el retraso y la causa pueden ser cuestiones distintas.

• Describa hechos, no etiquetas jurídicas definitivas.
• Ofrezca un canal accesible y persona de contacto.
• Solicite solo documentación necesaria y proporcional.
• Guarde prueba de envío, entrega o intentos.
• No amenace con baja voluntaria automática.

Paso 4. Revise convenio, prescripción y precedentes

Identifique el convenio correcto y su versión vigente en la fecha. Busque clasificación de faltas de asistencia y puntualidad, número o periodo de reiteración, sanciones posibles y procedimiento. Compruebe si exige audiencia, expediente, intervención de representantes u otra formalidad. El artículo 60.2 fija prescripción de diez, veinte o sesenta días desde que la empresa conoce la comisión para faltas leves, graves y muy graves, con límite general de seis meses desde el hecho.

Compare casos realmente equivalentes. Tratar distinto puede justificarse por reiteración, duración, responsabilidad, advertencias válidas o impacto, pero la diferencia debe poder explicarse. Revise si hay embarazo, reducción, adaptación, discapacidad, enfermedad, afiliación sindical, reclamación previa u otra situación que eleve el riesgo de nulidad o represalia.

Paso 5. Elija una respuesta proporcional

Las opciones incluyen archivar, corregir el registro, recordar el procedimiento, advertir sin sanción, aplicar una sanción convencional o, en supuestos graves y reiterados, valorar despido disciplinario. No toda falta sancionable merece la sanción máxima. El Estatuto prohíbe multas de haber y reducir vacaciones o descansos como sanción.

Si se contempla despedir, conceda audiencia previa efectiva sobre los cargos, valore las alegaciones y redacte una carta específica. El artículo 105.2 LRJS impide defender en juicio causas que no aparezcan en la comunicación. La improvisación final suele revelar que la investigación inicial era insuficiente.

Modelo de contenido del requerimiento

Un requerimiento puede incluir: identificación de la empresa y trabajador; relación de días, turnos y ausencia de registro; comunicaciones intentadas; petición de contacto y justificación; plazo y canal; referencia a convenio y deberes laborales; advertencia prudente sobre posible valoración disciplinaria; fecha y firma. Debe evitar afirmar que la relación ha terminado o que el despido está decidido.

Adapte siempre el texto. Una plantilla no conoce hospitalizaciones, domicilios desactualizados ni reglas sectoriales. Para ausencias prolongadas, coordine con la asesoría laboral la comunicación, la nómina y los movimientos de Seguridad Social antes de realizar una baja definitiva.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debe esperar la empresa?

No hay una espera estatal única. Deben considerarse convenio, duración, urgencia, intentos de contacto y posibilidad de justificar. Para despedir, la empresa necesita un expediente suficiente y audiencia previa.

¿Puede llamarse al contacto de emergencia?

Solo debe valorarse cuando exista una preocupación real y proporcionada por la seguridad o salud, respetando la finalidad del dato. No es un canal ordinario de investigación disciplinaria.

¿Puede descontarse el día?

Debe determinarse el efecto salarial conforme a la causa, convenio y nómina. La falta de devengo por tiempo no trabajado no debe convertirse en una sanción económica prohibida ni duplicarse con otra medida.

¿Y si presenta justificante después?

Debe valorarse antes de decidir si llega a tiempo. La demora puede analizarse separadamente, pero un hecho relevante no debería ignorarse por automatismo.

Fuentes legales y oficiales

1. Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado
2. Ley reguladora de la jurisdicción social
3. Real Decreto 1060/2022 sobre partes médicos
4. Seguridad Social: preguntas frecuentes sobre incapacidad temporal
5. Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos
6. Tribunal Supremo: audiencia previa

Normativa y fuentes consultadas a 4 de agosto de 2026. Compruebe siempre el texto consolidado y el convenio colectivo aplicable antes de decidir una sanción o un despido.

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