Qué es un asiento contable y cómo se hace

Qué es un asiento contable

Un asiento contable es la anotación con la que se registra una operación de la empresa —una compra, una venta, un cobro, una nómina— o un ajuste, como una amortización. Cada asiento indica qué cuentas se cargan en el debe y haber y por qué importes, siempre de forma que ambos lados sumen lo mismo.

Los asientos se anotan por orden cronológico en el libro diario, que el Código de Comercio exige a todo empresario. La ley permite anotar los totales de varias operaciones por periodos no superiores al trimestre, siempre que el detalle conste en otros registros.

Qué datos lleva un asiento

• Número de asiento, correlativo.
• Fecha de la operación.
• Cuentas que se cargan (debe) con su importe.
• Cuentas que se abonan (haber) con su importe.
• Concepto o descripción breve, con referencia al justificante: factura, contrato, extracto o cálculo de cierre.

La forma tradicional de escribirlo es: «importe (cuenta del debe) a (cuenta del haber) importe». Hoy los programas de contabilidad lo presentan en columnas, pero la lógica es la misma. Los libros deben llevarse con claridad, por orden de fechas y sin espacios en blanco ni tachaduras; los errores se corrigen con nuevos asientos en cuanto se detectan.

Cómo se hace un asiento, paso a paso

1. Entender la operación: qué ha pasado realmente y en qué fecha.
2. Identificar las cuentas afectadas en el cuadro de cuentas.
3. Decidir, para cada una, si aumenta o disminuye y, por tanto, si va al debe o al haber.
4. Valorar los importes según las normas del Plan General Contable.
5. Comprobar que el total del debe coincide con el del haber.

Tipos de asientos

• Simple: una cuenta en el debe y otra en el haber.
• Compuesto: varias cuentas en uno o en los dos lados, como una venta con IVA o una nómina.
• De apertura: al inicio del ejercicio, recoge los saldos del balance de cierre anterior.
• De gestión: las operaciones del día a día.
• De ajuste y regularización: al cierre, amortizaciones, periodificaciones, deterioros y la regularización de gastos e ingresos contra el resultado del ejercicio.
• De cierre: deja a cero las cuentas de balance al terminar el ejercicio.

Ejemplos prácticos

Préstamo bancario. Una empresa recibe un préstamo de 5.000 € en su cuenta, sin gastos ni intereses en el ejemplo. El asiento es: 5.000 (572) Bancos a (170) Deudas a largo plazo con entidades de crédito 5.000, o a la (520) si se devuelve en menos de un año. El dinero que entra no es una venta ni un ingreso: aumenta un activo y, a la vez, una deuda.

Venta a crédito. Vende mercaderías por 1.000 € (sin IVA, para simplificar) a cobrar en 30 días: 1.000 (430) Clientes a (700) Ventas de mercaderías 1.000. Cuando cobre, hará otro asiento: 1.000 (572) Bancos a (430) Clientes 1.000. El cobro no genera un segundo ingreso.

El justificante: la base de cada asiento

Cada asiento debe poder explicarse con un documento: la factura de compra o de venta, la nómina, el contrato del préstamo, el recibo de la Seguridad Social o, en los ajustes de cierre, el cálculo de la amortización o de la periodificación. El Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes durante seis años desde el último asiento, y Hacienda puede pedirlos en una comprobación. Un asiento sin soporte documental es difícil de defender, aunque esté bien hecho.

Hoy la mayoría de asientos se generan casi solos al registrar facturas o importar extractos bancarios en el programa de contabilidad. Eso ahorra tiempo, pero no sustituye la revisión: el programa propone cuentas según reglas genéricas, y alguien tiene que comprobar que encajan con la operación real.

Errores frecuentes

• Dar por bueno un asiento porque cuadra: puede estar equilibrado y usar cuentas equivocadas.
• Registrar en ventas cualquier entrada de dinero, incluidos préstamos o aportaciones de socios.
• Anotar con la fecha del cobro o pago en lugar de la fecha de la operación.
• Borrar o modificar asientos antiguos en lugar de corregirlos con un asiento nuevo.
• Hacer asientos sin un justificante que los respalde.

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Preguntas frecuentes sobre Asiento contable

Conceptos relacionados

• Debe y haber: El debe y el haber son las dos posiciones en las que se registran los movimientos de una cuenta.
• Partida doble: La partida doble es el sistema de registro en el que cada operación se refleja mediante cargos y abonos por el mismo importe total.
• Libro diario: El libro diario recoge las operaciones contables siguiendo un orden temporal, mediante asientos que identifican las cuentas y los importes afectados.
• Cuenta contable: Una cuenta contable es el elemento de registro que agrupa movimientos de una misma naturaleza.
• Libro mayor: El libro mayor agrupa los movimientos registrados en cada cuenta contable y permite seguir su evolución y saldo.

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Fuentes: Código de Comercio (arts. 25, 28 y 29); Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (cuarta y quinta parte). Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.