Qué es una cuenta contable y cómo funciona su saldo

Qué es una cuenta contable

Una cuenta contable es el instrumento que agrupa todos los movimientos de un mismo elemento del patrimonio, de un tipo de gasto o de un tipo de ingreso. Hay una cuenta para el banco, otra para los clientes, otra para las ventas, otra para los sueldos, y así sucesivamente. Cada cuenta tiene un código y un nombre, que normalmente se toman del cuadro de cuentas del Plan General Contable: por ejemplo, 572 Bancos o 700 Ventas de mercaderías.

Cómo funciona: la cuenta en T

Para explicarla se suele dibujar como una «T»: a la izquierda está el debe y a la derecha el haber. Anotar un importe en el debe se llama cargar la cuenta y anotarlo en el haber, abonarla. Son solo posiciones de registro: el debe y haber no significan «algo malo» y «algo bueno».

El saldo es la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber:

• Saldo deudor: el debe suma más que el haber.
• Saldo acreedor: el haber suma más que el debe.
• Saldo cero: ambos lados suman lo mismo (la cuenta está «saldada»).

Tipos de cuentas

• Cuentas de activo (bienes y derechos: bancos, clientes, maquinaria). Aumentan por el debe y suelen tener saldo deudor.
• Cuentas de pasivo (deudas: proveedores, préstamos, Hacienda acreedora). Aumentan por el haber y suelen tener saldo acreedor.
• Cuentas de patrimonio neto (capital, reservas). Aumentan por el haber.
• Cuentas de gastos (grupo 6). Se cargan y tienen saldo deudor.
• Cuentas de ingresos (grupo 7). Se abonan y tienen saldo acreedor.

Hay además cuentas correctoras, que funcionan al revés que el elemento que corrigen. Por ejemplo, la 281 Amortización acumulada del inmovilizado material tiene saldo acreedor y resta valor a la maquinaria o a los equipos en el balance.

Las cuentas de gastos e ingresos se cierran cada año contra el resultado del ejercicio; las de balance, en cambio, mantienen su saldo de un año al siguiente.

Cuentas y subcuentas

Cada cuenta puede dividirse en subcuentas para tener más detalle: una por cliente, una por proveedor, una por banco. La suma de las subcuentas da el saldo de la cuenta. Conviene mantener criterios estables para que el mismo tipo de operación vaya siempre a la misma cuenta. Todos los movimientos de cada cuenta se recogen en el libro mayor.

Ejemplo práctico

La cuenta (572) Bancos de una empresa empieza el mes con un saldo deudor de 1.000 €. Durante el mes cobra 300 € de un cliente (cargo en bancos) y paga 200 € a un proveedor (abono en bancos). El debe suma 1.300 € y el haber 200 €, así que el saldo final es deudor de 1.100 €. Ese saldo debe coincidir con el extracto bancario; si no coincide, hay que hacer una conciliación bancaria para encontrar la diferencia.

En cambio, la cuenta (400) Proveedores de esa misma empresa tiene un saldo acreedor de 3.000 €: no es dinero que tenga, sino lo que debe a sus proveedores.

Cuentas de balance y cuentas de resultados

Una forma útil de agrupar las cuentas es por el lugar al que van a parar. Las cuentas de balance (grupos 1 a 5 del PGC) representan lo que la empresa tiene, lo que debe y lo que han aportado sus socios en un momento concreto. Sus saldos pasan de un ejercicio al siguiente: el dinero del banco a 31 de diciembre es el mismo que hay el 1 de enero.

Las cuentas de resultados (grupos 6 y 7) miden lo que ocurre durante el año: cuánto se ha vendido, cuánto se ha gastado en sueldos o suministros. Al cierre, su saldo se traspasa a la cuenta 129 Resultado del ejercicio y quedan a cero para empezar el año siguiente. De esa diferencia sale el beneficio o la pérdida que muestra la cuenta de pérdidas y ganancias.

Errores frecuentes

• Pensar que un saldo siempre es dinero: puede ser una deuda, un derecho o un gasto acumulado.
• Creer que una cuenta con saldo cero no ha tenido movimientos.
• Dejar cuentas de clientes con saldo acreedor o de bancos con saldo distinto al del extracto sin revisarlas.
• Usar la misma cuenta para conceptos diferentes, lo que impide analizar los datos.

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Preguntas frecuentes sobre Cuenta contable

Conceptos relacionados

• Debe y haber: El debe y el haber son las dos posiciones en las que se registran los movimientos de una cuenta.
• Cuadro de cuentas: El cuadro de cuentas es la relación organizada de cuentas que sirve de referencia para registrar operaciones.
• Libro mayor: El libro mayor agrupa los movimientos registrados en cada cuenta contable y permite seguir su evolución y saldo.
• Asiento contable: Un asiento contable es la anotación que registra una operación o ajuste mediante cargos y abonos en las cuentas correspondientes.
• Conciliación bancaria: La conciliación bancaria compara los registros contables de una cuenta con la información de la entidad bancaria para explicar sus diferencias.

Guías y servicios relacionados

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Fuentes: Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (cuarta parte, cuadro de cuentas, y quinta parte, definiciones y relaciones contables); Real Decreto 1515/2007, Plan General de Contabilidad de Pymes. Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.