Qué es el libro mayor

Qué es el libro mayor

El libro mayor reúne, cuenta por cuenta, todos los movimientos que se han anotado en la contabilidad durante el ejercicio. Si el libro diario cuenta la historia de la empresa por orden de fechas, el mayor la cuenta por protagonistas: la cuenta de bancos, la de cada cliente, la de cada proveedor, la de ventas, la de alquileres… Cada una con sus cargos, sus abonos y su saldo acumulado.

Es la herramienta que usas para responder preguntas concretas: ¿cuánto le debemos a este proveedor?, ¿qué cobros faltan de este cliente?, ¿cuánto hemos gastado en suministros este trimestre?

Qué muestra y cómo se calcula el saldo

Cada cuenta contable del mayor suele mostrar la fecha, el número de asiento, el concepto, el importe en el debe, el importe en el haber y el saldo después de cada movimiento. El saldo se obtiene restando las sumas de ambas columnas:

• Saldo deudor: el debe supera al haber. Es lo normal en cuentas de activo (bancos, clientes) y de gastos.
• Saldo acreedor: el haber supera al debe. Es lo normal en cuentas de pasivo (proveedores, préstamos), de patrimonio neto y de ingresos.
• Saldo cero: la cuenta está saldada, por ejemplo un proveedor al que ya has pagado todo.

Cuando una cuenta presenta un saldo «al revés» de lo esperable, como un proveedor con saldo deudor, hay que mirar sus movimientos: puede ser un anticipo legítimo o un error.

¿Es un libro obligatorio?

No. El Código de Comercio (art. 25) solo exige dos libros: el Diario y el de Inventarios y Cuentas anuales. El mayor es un libro auxiliar: no se legaliza en el Registro Mercantil, pero es imprescindible para trabajar, y cualquier programa contable lo genera automáticamente a partir del diario. Aun así, debe ser coherente con el diario y con los justificantes; si Hacienda o un socio piden explicaciones sobre un saldo, el mayor es lo primero que se revisa. Puedes ver qué libros sí son obligatorios en libros contables.

Cuentas y subcuentas

El cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad trabaja con cuentas de tres o cuatro dígitos, como la 430 «Clientes» o la 400 «Proveedores». Los programas contables las desarrollan en subcuentas de más dígitos, una por cliente, proveedor o banco (por ejemplo, 4300001, 4300002…). Así, el mayor puede consultarse a dos niveles: el de cada subcuenta, para ver el detalle de un cliente concreto, y el de la cuenta agrupada, para conocer el total que te deben todos tus clientes.

Para qué sirve en el día a día

• Conciliar el banco: comparar el mayor de la cuenta 572 con el extracto, base de la conciliación bancaria.
• Controlar cobros y pagos: ver las facturas pendientes de cada cliente (430) y proveedor (400).
• Detectar errores: facturas duplicadas, pagos aplicados al proveedor equivocado o gastos en la cuenta incorrecta.
• Preparar el cierre: los saldos finales del mayor alimentan el balance de sumas y saldos y, a partir de él, las cuentas anuales.

Ejemplo práctico

Un proveedor te reclama 600 €, pero el mayor de su cuenta muestra un saldo acreedor de 1.200 €. Al revisar los movimientos ves esto:

• 10 de mayo: factura n.º 25 por 600 € (haber). Saldo: 600 € acreedor.
• 12 de mayo: factura n.º 25 por 600 € (haber). Saldo: 1.200 € acreedor.

La misma factura está registrada dos veces. La solución no es «ajustar» el saldo sin más, sino anular el asiento duplicado con un asiento de corrección (debe 400 Proveedores y haber a la cuenta de gasto y al IVA soportado que se duplicaron), dejar constancia de la causa y comprobar que el IVA declarado del trimestre no incluía esa factura dos veces. Así el saldo queda en 600 € y coincide con lo que reclama el proveedor.

Errores frecuentes

• Mirar solo el saldo final: un saldo correcto puede esconder movimientos que se compensan entre sí.
• Usar una única cuenta genérica para todos los clientes o proveedores, lo que impide saber quién debe qué.
• Corregir saldos con asientos sin explicación ni justificante.
• Tratar el mayor y el diario como contabilidades separadas: son dos vistas de los mismos registros.

Cómo te ayudamos

Cada trimestre repasamos el mayor de las cuentas clave de tu empresa (bancos, clientes, proveedores, Hacienda) dentro de nuestra asesoría contable online. Y si vas a empezar, te acompañamos a crear SL online con la contabilidad organizada desde el primer asiento.

Preguntas frecuentes sobre Libro mayor

Conceptos relacionados

• Libro diario: El libro diario recoge las operaciones contables siguiendo un orden temporal, mediante asientos que identifican las cuentas y los importes afectados.
• Cuenta contable: Una cuenta contable es el elemento de registro que agrupa movimientos de una misma naturaleza.
• Conciliación bancaria: La conciliación bancaria compara los registros contables de una cuenta con la información de la entidad bancaria para explicar sus diferencias.
• Balance de sumas y saldos: El balance de sumas y saldos es una relación de cuentas que muestra sus movimientos acumulados en el debe y el haber y sus saldos.
• Debe y haber: El debe y el haber son las dos posiciones en las que se registran los movimientos de una cuenta.

Guías y servicios relacionados

• Contabilidad obligatoria de una SL
• Asesoría fiscal y contable online

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Fuentes: Código de Comercio (arts. 25, 28 y 29); Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (cuadro de cuentas, modificado por el RD 1/2021). Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.