Qué es el balance de sumas y saldos

Qué es el balance de sumas y saldos

El balance de sumas y saldos, también llamado balance de comprobación, es un listado de todas las cuentas que tienen movimientos en la contabilidad, con el total anotado en el debe, el total anotado en el haber y el saldo resultante de cada una. Sirve para comprobar que la contabilidad cuadra y para revisar los saldos antes de preparar el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.

No es un estado para terceros, sino una herramienta de trabajo y control interno… con una particularidad legal que mucha gente desconoce.

¿Es obligatorio?

Sí, en la práctica. El artículo 28.1 del Código de Comercio establece que en el libro de Inventarios y Cuentas anuales se transcribirán, al menos trimestralmente, los balances de comprobación con sumas y saldos. Por eso, al legalizar los libros contables de cada ejercicio, ese libro debe incluir como mínimo cuatro balances de sumas y saldos, uno por trimestre, además del inventario de cierre y las cuentas anuales.

Cómo se lee: columnas y comprobaciones

Cada fila corresponde a una cuenta contable y suele tener cuatro columnas de importes:

• Sumas debe: total cargado en la cuenta desde el inicio del ejercicio.
• Sumas haber: total abonado.
• Saldo deudor: la diferencia, si el debe es mayor.
• Saldo acreedor: la diferencia, si el haber es mayor.

Gracias a la partida doble, hay dos igualdades que deben cumplirse siempre: la suma de todas las columnas del debe es igual a la del haber, y la suma de los saldos deudores es igual a la de los saldos acreedores. Si no coinciden, hay un error de registro.

Ejemplo práctico

Una SL recién creada tiene estos movimientos en su primer trimestre: los socios aportan 3.000 € de capital al banco, la sociedad compra mercaderías por 2.000 € a crédito, vende por 2.500 € cobrando por banco y paga 1.500 € al proveedor (se omite el IVA para simplificar). Su balance de sumas y saldos queda así:

• 100 Capital social: sumas debe 0, haber 3.000; saldo acreedor 3.000.
• 400 Proveedores: sumas debe 1.500, haber 2.000; saldo acreedor 500.
• 572 Bancos: sumas debe 5.500, haber 1.500; saldo deudor 4.000.
• 600 Compras de mercaderías: sumas debe 2.000, haber 0; saldo deudor 2.000.
• 700 Ventas de mercaderías: sumas debe 0, haber 2.500; saldo acreedor 2.500.

Totales: sumas debe 9.000 = sumas haber 9.000; saldos deudores 6.000 = saldos acreedores 6.000. La contabilidad cuadra.

Lo que no detecta

Que cuadre es necesario, pero no suficiente. Un balance de comprobación perfecto puede esconder:

• Un asiento que no se ha registrado (por ejemplo, una factura de proveedor olvidada).
• Un asiento duplicado completo.
• Un importe correcto en una cuenta equivocada, como un gasto anotado en otra cuenta de gasto o en una de inmovilizado.
• Operaciones registradas en el periodo que no corresponde.

Por eso conviene revisar también los saldos con sentido «raro»: un proveedor con saldo deudor puede ser un anticipo o un pago duplicado; una caja con saldo acreedor es imposible (no se puede tener menos de cero billetes) y delata un error. Para ver el detalle de una cuenta sospechosa se acude al libro mayor.

Cuándo se usa en la práctica

Además del cierre de cada trimestre, el balance de sumas y saldos es la base de los asientos de regularización y cierre: a partir de los saldos de las cuentas de ingresos y gastos se calcula el resultado del ejercicio, y con los saldos de activo, pasivo y patrimonio neto se prepara el balance de situación. También es el documento que suele pedir un banco o un posible inversor cuando quiere ver la contabilidad «en bruto» antes de que se formulen las cuentas anuales.

Diferencia con el balance de situación

El balance de sumas y saldos lista todas las cuentas, incluidas las de ingresos y gastos, con sus movimientos acumulados. El balance de situación agrupa solo los saldos de activo, pasivo y patrimonio neto en el formato oficial del Plan General de Contabilidad, con el resultado del ejercicio ya calculado.

Cómo te ayudamos

Desde nuestra asesoría fiscal y contable online cerramos cada trimestre con su balance de comprobación revisado, que luego incorporamos al libro de inventarios para su legalización. Si quieres crear una empresa online, te acompañamos también en la contabilidad desde el primer trimestre.

Preguntas frecuentes sobre Balance de sumas y saldos

Conceptos relacionados

• Cuenta contable: Una cuenta contable es el elemento de registro que agrupa movimientos de una misma naturaleza.
• Libro mayor: El libro mayor agrupa los movimientos registrados en cada cuenta contable y permite seguir su evolución y saldo.
• Balance de situación: El balance de situación es el estado contable que presenta los activos, pasivos y patrimonio neto de una entidad en una fecha.
• Asiento contable: Un asiento contable es la anotación que registra una operación o ajuste mediante cargos y abonos en las cuentas correspondientes.
• Partida doble: La partida doble es el sistema de registro en el que cada operación se refleja mediante cargos y abonos por el mismo importe total.

Guías y servicios relacionados

• Contabilidad obligatoria de una SL
• Asesoría fiscal y contable online

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Fuentes: Código de Comercio (arts. 25 y 28.1); Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (cuadro de cuentas, modificado por el RD 1/2021). Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.