Qué son los libros contables

Qué son los libros contables

Los libros contables son los registros en los que una empresa anota sus operaciones y refleja, al cierre, su situación patrimonial y sus resultados. Unos son obligatorios por ley y se legalizan en el Registro Mercantil; otros son auxiliares y sirven para trabajar y controlar mejor las cuentas.

Qué libros son obligatorios

El artículo 25 del Código de Comercio exige a todo empresario que lleve contabilidad mercantil dos libros:

• Libro Diario: recoge día a día todas las operaciones mediante asientos. Lo explicamos en libro diario.
• Libro de Inventarios y Cuentas anuales: se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en él se transcriben, al menos trimestralmente, los balances de comprobación con sumas y saldos, además del inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales (art. 28.1).

Las sociedades mercantiles deben llevar además libros societarios que no son contables: el libro de actas, el libro registro de socios (en la SL) o de acciones nominativas (en la SA) y, si hay socio único, el libro de contratos con él.

Libros auxiliares

El libro mayor, los registros de clientes y proveedores, el de caja o el de inmovilizado no son obligatorios según el Código de Comercio, pero en la práctica son indispensables para revisar saldos y preparar el cierre. Las facturas, contratos y extractos no son libros: son los justificantes que respaldan cada anotación.

Libros contables y libros registro de IVA

Las sociedades también deben llevar los libros registro del IVA: facturas expedidas, facturas recibidas y, si procede, bienes de inversión. No son libros contables en sentido mercantil, sino obligaciones fiscales: no se legalizan en el Registro Mercantil, se suelen generar desde el programa de facturación o de contabilidad y las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII) los llevan en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Aun así, deben cuadrar con la contabilidad: el IVA repercutido y soportado del diario tiene que coincidir con lo declarado en cada trimestre.

¿Y los autónomos?

Depende de su régimen fiscal. El autónomo en estimación directa simplificada no lleva contabilidad mercantil, sino libros registro fiscales: de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión, además de los de IVA. En cambio, el autónomo en estimación directa normal cuya actividad es mercantil debe llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio, con sus libros obligatorios.

Legalización y conservación

Desde la Ley 14/2013 (art. 18), todos los libros obligatorios, incluidos el libro de actas y el registro de socios, se llevan en soporte electrónico y se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil del domicilio, una vez cumplimentados y antes de que pasen cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Con un ejercicio que coincide con el año natural, el plazo termina el 30 de abril. El registrador comprueba los requisitos formales y emite una certificación electrónica.

Después, hay que conservar los libros, la correspondencia y los justificantes durante seis años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio), aunque la empresa cese su actividad.

Ejemplo práctico

Una SL con ejercicio de enero a diciembre cierra 2025. Hasta el 30 de abril de 2026 debe legalizar el diario y el libro de inventarios y cuentas anuales del ejercicio 2025, junto con el libro de actas si ha celebrado juntas. Ojo: legalizar los libros no es lo mismo que depositar las cuentas anuales, que es un trámite distinto con su propio calendario (formulación, aprobación en junta y depósito). Y tener las actas al día no corrige una compra que falte en la contabilidad, ni al revés.

Errores frecuentes

• Creer que el programa contable «legaliza» los libros: la legalización es un trámite ante el Registro Mercantil.
• Confundir la legalización de libros con el depósito de cuentas anuales.
• No transcribir los balances de comprobación trimestrales en el libro de inventarios.
• Pensar que un autónomo en estimación directa simplificada debe llevar diario y mayor: lleva libros registro.
• Destruir la documentación antes de que pasen seis años.

Cómo te ayudamos

Llevamos los libros de tu sociedad y los libros registro si eres autónomo, a través de nuestra asesoría fiscal y contable online, y te avisamos de cada plazo. Si estás pensando en crear empresa, te explicamos antes cuánto supone en tiempo y obligaciones en nuestra guía sobre el coste de mantener una SL.

Preguntas frecuentes sobre Libros contables

Conceptos relacionados

• Libro diario: El libro diario recoge las operaciones contables siguiendo un orden temporal, mediante asientos que identifican las cuentas y los importes afectados.
• Libro mayor: El libro mayor agrupa los movimientos registrados en cada cuenta contable y permite seguir su evolución y saldo.
• Cuentas anuales: Las cuentas anuales son el conjunto de documentos que presentan la situación patrimonial, los resultados y otra información financiera de una entidad al cierre.
• Inventario: El inventario identifica y detalla los elementos que se quieren controlar a una fecha.
• Balance de sumas y saldos: El balance de sumas y saldos es una relación de cuentas que muestra sus movimientos acumulados en el debe y el haber y sus saldos.

Guías y servicios relacionados

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• Cuánto cuesta mantener una SL

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Fuentes: Código de Comercio (arts. 25, 27, 28, 29 y 30); Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores (art. 18); Real Decreto Legislativo 1/2010, Ley de Sociedades de Capital; Ley 35/2006 del IRPF y su reglamento (libros registro de empresarios en estimación directa). Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.