Qué es el inventario en contabilidad

Qué es el inventario

En contabilidad, la palabra inventario se usa en dos sentidos que conviene distinguir:

• Inventario patrimonial: la relación detallada y valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa en una fecha. El Código de Comercio exige un balance inicial detallado al empezar la actividad y un inventario de cierre de cada ejercicio, que se transcriben en el libro de Inventarios y Cuentas anuales, uno de los libros contables obligatorios (arts. 25 y 28.1).
• Inventario de existencias: el recuento físico y la valoración de las mercancías, materias primas y productos que la empresa tiene en su almacén. Es el sentido más habitual en el día a día y el que explicamos con más detalle a continuación.

Qué se comprueba en un recuento

Hacer inventario no es solo contar cajas. Un buen recuento revisa:

• Cantidades por referencia, en todas las ubicaciones (almacén, tienda, furgonetas, depósitos en casa de clientes).
• Estado de la mercancía: dañada, caducada u obsoleta.
• Propiedad: lo que está en tu almacén pero es de un tercero (mercancía en depósito) no es tuyo, y lo tuyo que está fuera sí debe contarse.
• Corte de operaciones: entradas y salidas de los días próximos al cierre, para que cada unidad esté en el periodo correcto.

Cantidad y valoración

Una vez contadas las unidades, hay que ponerles precio. Según la norma de valoración 10.ª del Plan General de Contabilidad, las existencias se valoran a su coste (precio de adquisición o coste de producción). Cuando hay unidades iguales compradas a precios distintos, se asigna el coste por el precio medio ponderado o por el método FIFO; el LIFO no está admitido. Si el valor neto realizable (lo que obtendrías al venderlas, menos los costes de venta) es inferior al coste, hay que registrar un deterioro.

La diferencia entre las existencias iniciales y las finales se refleja en la cuenta de resultados como variación de existencias, que ajusta las compras para obtener el coste de lo vendido.

Inventario permanente y periódico

Con inventario permanente, el programa de gestión actualiza el stock con cada entrada y salida, y en todo momento conoces las unidades teóricas. Con inventario periódico, solo se cuenta en fechas concretas, normalmente al cierre. Incluso con inventario permanente es imprescindible contar físicamente al menos una vez al año: el sistema no detecta mermas, robos ni errores de registro.

Ejemplo práctico

El programa de una tienda indica 150 unidades de un producto con un coste medio de 20 € (3.000 €). El recuento físico a 31 de diciembre encuentra 145 unidades, de las que 10 están dañadas y solo podrán venderse por 8 € cada una, sin costes adicionales.

• Faltan 5 unidades: antes de ajustar, se investiga si hay una venta sin registrar, un error de recepción o una merma.
• Valor a coste de las 145 unidades: 145 × 20 € = 2.900 €.
• Deterioro de las 10 dañadas: (20 € − 8 €) × 10 = 120 €.
• Valor de las existencias en balance: 2.900 € − 120 € = 2.780 €.

Cómo se refleja en la contabilidad

Con el inventario de cierre ya valorado, al final del ejercicio se da de baja el saldo de existencias iniciales y se da de alta el de las finales, usando las cuentas del grupo 3 (por ejemplo, 300 «Mercaderías») contra la 610 «Variación de existencias de mercaderías». Si en el ejemplo las existencias iniciales eran de 2.500 € y las finales son 2.900 € a coste, la variación de 400 € reduce el gasto de compras del año. El deterioro de 120 € se registra aparte, con la cuenta 693 «Pérdidas por deterioro de existencias» y la correctora 390 «Deterioro de valor de las mercaderías».

Errores frecuentes

• Contar como propia mercancía de terceros, o no contar la propia que está fuera.
• Valorar a precio de venta en lugar de a coste.
• No registrar el deterioro de productos obsoletos o caducados.
• Ajustar el stock a la cifra contada sin investigar la causa de las diferencias.
• Dejar de contar porque el programa «ya lo sabe».

Cómo te ayudamos

Si tienes un comercio o una distribuidora, en nuestra asesoría fiscal y contable online te orientamos para preparar el recuento de cierre, valoramos tus existencias y registramos la variación y los deterioros. Y si estás pensando en crear SL para un negocio con stock, te ayudamos a crearla y a organizar el control del almacén desde el principio.

Preguntas frecuentes sobre Inventario

Conceptos relacionados

• Existencias: Las existencias son activos mantenidos para vender en el curso normal de la actividad, en proceso de producción para esa venta o destinados a consumirse en la producción o prestación de servicios.
• Variación de existencias: La variación de existencias refleja el cambio de su valor entre el inicio y el final de un periodo en el sistema de registro correspondiente.
• Mercaderías: Las mercaderías son bienes adquiridos por la empresa para venderlos sin transformación sustancial dentro de su actividad.
• Libros contables: Los libros contables organizan los registros y estados que documentan la actividad y situación de una empresa.
• FIFO: FIFO es un método de asignación del coste de existencias que considera que salen primero las unidades adquiridas o producidas antes.

Guías y servicios relacionados

• Contabilidad obligatoria de una SL
• Asesoría fiscal y contable online

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Fuentes: Código de Comercio (arts. 25 y 28.1); Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (norma de registro y valoración 10.ª, existencias; modificado por el RD 1/2021); Resolución del ICAC de 14 de abril de 2015, sobre criterios para determinar el coste de producción. Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.