Qué es el libro de actas de una sociedad

Qué es el libro de actas

El libro de actas es el libro en el que una sociedad mercantil recoge las actas de las reuniones de sus órganos colegiados: la junta general de socios y, si existe, el consejo de administración. Es obligatorio para todas las sociedades mercantiles según el Código de Comercio y es la prueba documental de las decisiones que se toman. Se puede llevar un libro distinto para cada órgano.

No es un libro contable: el libro diario y el de inventarios y cuentas anuales recogen la contabilidad, mientras que el de actas documenta la vida societaria. En la SL hay además un libro registro de socios, que recoge quién es titular de las participaciones.

Qué debe recoger un acta

Todos los acuerdos sociales deben constar en acta. Según el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil, el acta incluye, entre otros datos:

• Fecha y lugar de la reunión.
• Fecha y forma de la convocatoria, o la indicación de que la junta es universal (todos los socios presentes y de acuerdo en celebrarla).
• Orden del día.
• Asistentes y capital presente o representado (en las juntas).
• Resumen de los asuntos debatidos y las intervenciones de las que se haya pedido constancia.
• Los acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones.

El acta de la junta se aprueba por la propia junta al terminar o, en su defecto, en los quince días siguientes por el presidente y dos socios interventores (uno por la mayoría y otro por la minoría). Los acuerdos pueden ejecutarse desde que se aprueba el acta. Las actas del consejo las firman el presidente y el secretario. En una sociedad unipersonal, las decisiones del socio único también se consignan en acta, con su firma.

Cómo se legaliza

Desde la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores, los libros obligatorios, incluido el de actas, se llevan en formato electrónico y se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil antes de que pasen cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Para una sociedad cuyo ejercicio coincide con el año natural, el plazo termina a finales de abril. Se legalizan las actas del ejercicio cerrado, aunque no haya habido más reunión que la de aprobación de cuentas.

Quién puede consultar las actas

El libro de actas no es público como el Registro Mercantil: lo custodia la sociedad. Pero los socios y quienes asistieron a la junta en representación de socios ausentes pueden pedir una certificación de los acuerdos y, en su caso, de las actas. Por eso conviene que las actas estén completas, ordenadas y firmadas: son la mejor prueba en caso de discrepancia entre socios o ante una inspección, y las entidades financieras las solicitan a menudo para acreditar quién puede firmar.

Acta y certificación: no son lo mismo

El acta documenta la reunión. Para acreditar un acuerdo ante el notario, el banco o el Registro se usa una certificación del acta, que solo pueden expedir determinadas personas con cargo vigente: el secretario del consejo con el visto bueno del presidente, el administrador único, cualquiera de los administradores solidarios o los mancomunados con poder de representación. Haber asistido a la junta no da derecho a certificar.

Ejemplo práctico

En junio, la junta de una SL aprueba las cuentas de 2025 y nombra a un nuevo administrador. El acta, aprobada al final de la reunión, recoge la convocatoria, los asistentes, los acuerdos y las votaciones. Quien tiene facultad para certificar expide una certificación del nombramiento para elevarlo a público ante notario e inscribirlo. Al cerrar 2026, la sociedad legaliza telemáticamente su libro de actas antes de que acabe abril de 2027. Legalizarlo no habría corregido un acuerdo adoptado sin convocar bien la junta.

Errores frecuentes

• No redactar acta de la junta de aprobación de cuentas.
• Guardar los acuerdos solo en correos o mensajes entre socios.
• Olvidar la legalización anual en el plazo de cuatro meses.
• Confundir el libro de actas con la contabilidad.
• Pensar que legalizar el libro convalida un acuerdo mal adoptado.

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Preguntas frecuentes sobre Libro de actas

Conceptos relacionados

• Consejo de administración: El consejo de administración es un órgano colegiado de administración de una sociedad.
• Estatutos sociales: Los estatutos sociales son las reglas que organizan una sociedad dentro del marco legal.
• Registro Mercantil: El Registro Mercantil es una institución de publicidad jurídica en la que se inscriben empresarios, sociedades y determinados actos previstos por la ley.
• Socio: Un socio es una persona o entidad que participa en una sociedad conforme a su forma jurídica y sus reglas.

Guías y servicios relacionados

• Contabilidad obligatoria de una SL
• Escritura de constitución y estatutos

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Fuentes: Código de Comercio (art. 26); Real Decreto Legislativo 1/2010, Ley de Sociedades de Capital (arts. 15, 202 y 250); Real Decreto 1784/1996, Reglamento del Registro Mercantil (arts. 97 y 109); Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores (art. 18). Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.