Qué es el libro diario

Qué es el libro diario

El libro diario es el libro contable en el que se anotan, por orden de fechas, todas las operaciones de la empresa. Cada operación se registra mediante un asiento contable que indica qué cuentas se mueven, por qué importe y si lo hacen en el debe o en el haber. Es, por así decirlo, la «memoria cronológica» de la contabilidad: si quieres saber qué pasó el 14 de marzo, lo buscas en el diario.

Junto con el libro de inventarios y cuentas anuales, es uno de los dos libros contables que el Código de Comercio exige a todo empresario que lleve contabilidad mercantil, como una sociedad limitada.

Quién debe llevarlo y qué dice la ley

El Código de Comercio (art. 25) obliga a llevar una contabilidad ordenada que permita seguir cronológicamente todas las operaciones, y nombra expresamente el Diario como libro obligatorio. El artículo 28.2 añade que el diario registra día a día las operaciones, aunque admite anotar totales de periodos no superiores al trimestre siempre que el detalle figure en otros registros concordantes (por ejemplo, un registro auxiliar de ventas).

• Sociedades (SL, SA, cooperativas…): siempre deben llevarlo.
• Autónomos en estimación directa simplificada: no llevan diario; llevan los libros registro de ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión. En módulos, conservan las facturas y llevan el libro registro de bienes de inversión si deducen amortizaciones (y el de ventas o ingresos solo en algunas actividades).
• Autónomos en estimación directa normal con actividad mercantil: deben llevar contabilidad conforme al Código de Comercio, diario incluido.

Cómo se lleva y se legaliza

Hoy el diario se lleva con un programa contable, pero las reglas de forma siguen vigentes: claridad, orden de fechas, sin espacios en blanco ni tachaduras, y los errores se corrigen con nuevos asientos en cuanto se detectan (art. 29 del Código de Comercio). Cada asiento debe poder relacionarse con su justificante: factura, extracto bancario, nómina o contrato.

Desde la Ley 14/2013 (art. 18), los libros obligatorios se llevan en soporte electrónico y se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil del domicilio, después de cumplimentarlos y antes de que pasen cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Si tu ejercicio cierra el 31 de diciembre, el límite es el 30 de abril del año siguiente. Además, debes conservar los libros y sus justificantes durante seis años desde el último asiento (art. 30).

Libro diario y libro mayor: en qué se diferencian

El diario ordena las operaciones por fecha; el libro mayor las ordena por cuenta. Son dos vistas de los mismos datos: lo que entra en el diario se traslada al mayor de cada cuenta afectada. La diferencia legal es que el diario es obligatorio y el mayor no, aunque en la práctica todo programa contable genera ambos. Tampoco hay que confundir el diario con los libros registro de IVA, que tienen una finalidad fiscal.

Ejemplo práctico

Una SL compra mercaderías el 3 de marzo por 1.000 € más 210 € de IVA, a pagar a 30 días, y paga al proveedor el 2 de abril por banco. En el diario aparecen dos asientos:

• 3 de marzo: debe 600 Compras de mercaderías 1.000 € y 472 H.P. IVA soportado 210 €; haber 400 Proveedores 1.210 €.
• 2 de abril: debe 400 Proveedores 1.210 €; haber 572 Bancos 1.210 €.

En cada asiento el total del debe coincide con el del haber (1.210 €), como exige la partida doble. Si luego consultas el mayor de la cuenta 400, verás cómo nace la deuda en marzo y se cancela en abril.

Errores frecuentes

• Pensar que guardar las facturas sustituye al diario: los justificantes prueban las operaciones, pero no son el libro.
• Anotar todo a fin de año de golpe, sin orden cronológico ni conciliación con el banco.
• Borrar o modificar asientos ya cerrados en lugar de corregirlos con un asiento nuevo.
• Olvidar la legalización en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses.
• Confiar en que el programa lo hace todo: el software calcula, pero alguien tiene que revisar cuentas, fechas y criterios.

Cómo te ayudamos

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Preguntas frecuentes sobre Libro diario

Conceptos relacionados

• Libro mayor: El libro mayor agrupa los movimientos registrados en cada cuenta contable y permite seguir su evolución y saldo.
• Libros contables: Los libros contables organizan los registros y estados que documentan la actividad y situación de una empresa.
• Asiento contable: Un asiento contable es la anotación que registra una operación o ajuste mediante cargos y abonos en las cuentas correspondientes.
• Partida doble: La partida doble es el sistema de registro en el que cada operación se refleja mediante cargos y abonos por el mismo importe total.
• Debe y haber: El debe y el haber son las dos posiciones en las que se registran los movimientos de una cuenta.

Guías y servicios relacionados

• Contabilidad obligatoria de una SL
• Asesoría fiscal y contable online

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Fuentes: Código de Comercio (arts. 25, 28, 29 y 30); Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores (art. 18, legalización telemática de libros); Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (modificado por el RD 1/2021). Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.