Qué son los deudores en contabilidad

Qué es un deudor

Un deudor es la persona o empresa que te debe algo: dinero, un bien o un servicio. Para tu empresa, lo que te deben es un derecho de cobro y, por tanto, un activo. La otra cara de la moneda son los acreedores: aquellos a quienes tú debes dinero.

En el lenguaje contable, sin embargo, «deudores» tiene además un sentido más estrecho: es el nombre de una cuenta concreta del Plan General de Contabilidad que no recoge cualquier importe pendiente, sino unos derechos de cobro determinados. Por eso conviene distinguir bien entre clientes, deudores y otras cuentas a cobrar.

Clientes y deudores: no son la misma cuenta

El cuadro de cuentas del PGC separa los derechos de cobro según la operación que los origina:

• 430 Clientes: lo que te deben quienes compran tus mercaderías o productos, o los servicios que forman tu actividad principal.
• 440 Deudores: lo que te deben quienes compran servicios que no son tu actividad principal y otros deudores de tráfico que no tienen una cuenta propia. También recoge, por ejemplo, determinadas donaciones a la explotación pendientes de cobro.
• 436 Clientes de dudoso cobro: saldos de clientes que, por las circunstancias del deudor, es razonable pensar que no se cobrarán con normalidad.
• Otras cuentas específicas: anticipos al personal, créditos a socios, préstamos concedidos o la Hacienda Pública deudora, entre otras. Ninguna de ellas va a la cuenta 440.

En el balance, clientes y deudores se presentan juntos en el activo corriente, dentro del epígrafe «Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar». Los créditos con vencimiento a más de un año que no son del ciclo normal de la actividad van, en cambio, al activo no corriente.

Ejemplo práctico

Una tienda de material deportivo cede durante un mes parte de su escaparate a una marca para una campaña publicitaria. No es su actividad principal, así que el derecho de cobro va a la cuenta 440. Factura 500 € más un 21 % de IVA (105 €), en total 605 €:

• Debe: 440 Deudores, 605 €.
• Haber: 759 Ingresos por servicios diversos, 500 €.
• Haber: 477 Hacienda Pública, IVA repercutido, 105 €.

Un mes después la marca paga 300 €. Se carga el banco (572) por 300 € y se abona la cuenta 440 por el mismo importe. Quedan 305 € pendientes. Ese cobro no es un segundo ingreso: el ingreso ya se reconoció al prestar el servicio, conforme al principio de devengo. El cobro solo convierte un derecho en dinero.

Cuando el deudor no paga: deterioro y baja

Un saldo pendiente no garantiza el cobro. Si hay indicios de que no cobrarás todo, la contabilidad debe reflejarlo con un deterioro: se reconoce un gasto en la cuenta 694 (pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales) y una corrección en la cuenta 490, o se traspasa el saldo a clientes de dudoso cobro. Si más adelante cobras, el deterioro se revierte. Cuando el crédito es definitivamente incobrable, se da de baja.

Ojo con mezclar contabilidad e impuestos. En el Impuesto sobre Sociedades, el deterioro de un crédito solo es deducible si, al devengarse el impuesto, se cumple alguna circunstancia de la ley: por ejemplo, que hayan pasado seis meses desde el vencimiento, que el deudor esté en concurso de acreedores o que la deuda se haya reclamado judicialmente. Un deterioro puede ser correcto contablemente y no ser todavía un gasto deducible.

Errores frecuentes

• Meter en la cuenta 440 cualquier cantidad pendiente, incluidos préstamos a socios o anticipos a empleados.
• Confundir el saldo de deudores con dinero en caja: es liquidez futura, no presente, y puede no llegar nunca.
• Dejar saldos antiguos sin revisar durante años en lugar de deteriorarlos o darlos de baja cuando corresponde.
• Registrar el cobro como un nuevo ingreso, lo que duplica las ventas.
• No conciliar los saldos con los extractos y con lo que el propio deudor reconoce deber.

Ser deudor tampoco significa estar en mora: una factura emitida hoy con vencimiento a 60 días es una deuda perfectamente normal hasta que vence.

Cómo te ayudamos

En nuestra asesoría contable y fiscal online revisamos cada mes los saldos de clientes y deudores, te avisamos de los cobros atrasados y aplicamos el deterioro cuando procede, tanto en contabilidad como en el Impuesto sobre Sociedades. Y si todavía no tienes sociedad, te ayudamos a crear una SL y llevamos su contabilidad desde el primer día.

Preguntas frecuentes sobre Deudores

Conceptos relacionados

• Acreedores: Un acreedor es quien tiene un derecho de exigir una prestación al deudor.
• Activo corriente: El activo corriente agrupa recursos vinculados al ciclo normal de explotación y otras partidas que cumplen los criterios de realización o disponibilidad a corto plazo del marco contable.
• Ingresos: Los ingresos son incrementos del patrimonio neto producidos durante el ejercicio por entradas o aumentos de activos o disminuciones de pasivos, distintos de las aportaciones de propietarios.
• Liquidez: La liquidez expresa la capacidad de disponer de medios de pago para atender compromisos en los plazos necesarios.
• Principio de devengo: El principio de devengo exige registrar los efectos de las operaciones cuando ocurren y atribuir los ingresos y gastos al ejercicio al que corresponden, con independencia del momento de su cobro o pago.

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Fuentes: Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (cuadro de cuentas y definiciones y relaciones contables, subgrupos 43, 44 y 49), modificado por el Real Decreto 1/2021; Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades (art. 13.1). Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.