Qué es el compliance en una empresa

Qué es el compliance

El compliance (en español, «cumplimiento normativo») es el conjunto de políticas, controles y responsabilidades con el que una organización identifica las normas que le afectan, previene su incumplimiento y reacciona cuando algo falla. No es un documento ni un certificado: es una forma de organizar la empresa para que las decisiones se tomen con reglas claras y se pueda demostrar cómo se controlan los riesgos.

Puede abarcar muchas materias: prevención de delitos, protección de datos, defensa de la competencia, prevención del blanqueo de capitales, prevención de riesgos laborales, fiscalidad o normas sectoriales. Cada empresa debe partir de sus riesgos reales, no de un programa estándar.

El compliance penal

Desde 2010 el Código Penal permite que una persona jurídica (por ejemplo, una sociedad limitada) responda penalmente por determinados delitos cometidos en su nombre y en su provecho por sus administradores, directivos o empleados. El artículo 31 bis prevé que la empresa pueda quedar exenta de responsabilidad, o ver atenuada la pena, si antes del delito había adoptado y aplicado con eficacia un modelo de organización y gestión adecuado para prevenir delitos de esa naturaleza.

Según la ley, ese modelo debe, entre otras cosas:

• Identificar las actividades en las que pueden cometerse los delitos que hay que prevenir.
• Establecer protocolos sobre cómo se forma la voluntad de la empresa y cómo se toman y ejecutan las decisiones.
• Disponer de modelos de gestión de recursos financieros que impidan esos delitos.
• Obligar a informar de posibles riesgos e incumplimientos al órgano que vigila el modelo.
• Contar con un sistema disciplinario que sancione el incumplimiento de las medidas.
• Revisarse periódicamente y cuando haya infracciones o cambios relevantes.

En las empresas pequeñas, las que pueden presentar la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, la función de supervisión del modelo puede asumirla directamente el órgano de administración, por ejemplo el administrador único. Tener un manual o una certificación no garantiza por sí solo la exención: lo que cuenta es que el modelo sea idóneo y se aplique de verdad.

Compliance y canal de denuncias

La Ley 2/2023, de protección de las personas que informen sobre infracciones, obliga, con carácter general, a las empresas con 50 o más trabajadores (y a otras, sea cual sea su plantilla, como las sujetas a la normativa de blanqueo de capitales) a tener un sistema interno de información, el conocido como canal de denuncias. Es una pieza importante, pero no equivale al compliance: un canal sin controles, sin responsables y sin seguimiento no sirve para prevenir riesgos.

Compliance, auditoría y asesoría: no es lo mismo

La auditoría de cuentas revisa si los estados financieros reflejan la imagen fiel; la asesoría contable y fiscal se ocupa de llevar los libros y presentar los impuestos en plazo. El compliance, en cambio, diseña y vigila el sistema de prevención de incumplimientos. Las tres se complementan: una contabilidad ordenada y unas declaraciones al día son la base de cualquier programa de cumplimiento.

Por dónde empieza una pyme

Una empresa pequeña no necesita un departamento de cumplimiento para dar los primeros pasos. Basta con hacer un mapa sencillo de sus riesgos (quién paga, quién contrata, quién maneja datos de clientes), fijar quién autoriza cada decisión importante, dejar constancia escrita de las reglas básicas y revisarlas una vez al año. Lo esencial es que las medidas se conozcan, se apliquen y se puedan demostrar si algún día hace falta.

Ejemplo práctico

Una pyme de distribución con 30 empleados detecta que las compras de más de 10.000 € las aprueba una sola persona sin revisión. Decide que toda compra por encima de esa cifra requiera dos firmas, guarda un registro de proveedores y forma a su equipo comercial sobre regalos y comisiones. Por su número de trabajadores no está obligada a tener canal de denuncias, pero lo habilita de forma voluntaria. El objetivo no es acumular papeles, sino reducir el riesgo real y poder demostrar cómo se controla.

Errores frecuentes

• Comprar un manual tipo y guardarlo en un cajón sin aplicarlo.
• Pensar que un certificado sustituye a los controles reales.
• Reducir el compliance al canal de denuncias.
• No actualizar el modelo cuando la empresa crece o cambia de actividad.
• Olvidar que el consejo de administración o el administrador sigue siendo responsable de supervisar.

Cómo te ayudamos

No prestamos servicios de compliance, pero sí nos ocupamos del cumplimiento ordinario de tu empresa: contabilidad, impuestos, nóminas y seguros sociales. Si vas a crear SL online, te ayudamos a arrancar con las obligaciones en orden; y si tienes una startup, consulta nuestro calendario de cumplimiento normativo para startups.

Preguntas frecuentes sobre Compliance

Conceptos relacionados

• Empresa: Una empresa es una organización de personas y recursos que desarrolla una actividad económica para ofrecer bienes o servicios.
• Persona jurídica: Una persona jurídica es una entidad a la que el ordenamiento reconoce personalidad propia para ser titular de derechos y obligaciones.
• Consejo de administración: El consejo de administración es un órgano colegiado de administración de una sociedad.
• Administrador único: El administrador único es la persona que integra por sí sola el órgano de administración bajo esa forma organizativa.
• Pacto de socios: Un pacto de socios es un acuerdo entre participantes de una sociedad para regular aspectos de su relación y del proyecto común.

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Fuentes: Ley Orgánica 10/1995, Código Penal (arts. 31 bis a 31 quinquies); Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas (art. 10); Real Decreto Legislativo 1/2010, Ley de Sociedades de Capital. Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.