Guía de referencia · Actualizado el 5 de agosto de 2026
Calendario de cumplimiento normativo para startups en España
Una hoja de ruta completa para coordinar constitución, impuestos, Seguridad Social, contabilidad, libros, cuentas anuales, empleo, protección de datos, certificación ENISA y conservación documental.
Respuesta directa
Cómo usar este calendario
Índice: El compliance no es una cita anual · Constitución y primeros 90 días · Obligaciones continuas · Calendario fiscal · Seguridad Social y laboral · Libros y cuentas anuales · Obligaciones específicas de startup · Calendario por eventos · Conservación de documentos · Sistema interno de control · Fuentes oficiales · Preguntas frecuentes
El compliance de una startup no es una cita anual
Una startup española debe controlar simultáneamente plazos previos al inicio, tareas mensuales, declaraciones trimestrales, cierres anuales y obligaciones que nacen cuando ocurre un hecho concreto. La fecha de una ronda, una contratación, un cambio de administrador, una subvención o una brecha de seguridad puede ser tan importante como el 20 de abril.
El compliance de una startup
No es una cita anual: son 4 relojes en marcha a la vez
1 · Inicio
Constitución, NIF, censo, licencias y altas.
2 · Continuo
Facturación, contabilidad, nómina y evidencias.
3 · Vencimientos
Impuestos, libros, cuentas y depósito.
4 · Eventos
Rondas, contratación, subvenciones y brechas.
Regla de oro
Mapa maestro de obligaciones
| Área | Obligación principal | Cadencia o activador | Evidencia mínima | Fuente oficial principal |
|---|---|---|---|---|
| Societaria | Constitución, poderes, acuerdos, libro de socios y titular real. | Inicio y cada cambio societario. | Escritura inscrita, actas, libros y cap table fechado. | BOE · Ley de Sociedades de Capital |
| Fiscal | Censo, IVA, retenciones, Impuesto sobre Sociedades e informativas aplicables. | Por evento, mensual, trimestral o anual. | Declaración, justificante, conciliación y soporte contable. | AEAT · Calendario del contribuyente |
| Contable | Registro cronológico, conciliaciones, inventario y cierre. | Continuo, cierre mensual y anual. | Libros, balances, conciliaciones y soportes. | AEAT · Libros obligatorios |
| Mercantil | Formulación, legalización, aprobación y depósito de cuentas. | 3, 4 y 6 meses desde el cierre; depósito en el mes siguiente a la aprobación. | Cuentas firmadas, huella de libros, acta y depósito. | BOE · Ley de Sociedades de Capital |
| Seguridad Social | Inscripción empresarial, CCC, altas, bajas y cotización. | Antes de contratar, por evento y mensual. | Resoluciones de alta/baja, RNT, RLC y cargo. | Seguridad Social |
| Laboral y PRL | Contratos, nómina, jornada, prevención, formación y vigilancia aplicable. | Por contratación, mensual y ante cambios de riesgo. | Contrato, nómina, registro horario y expediente PRL. | SEPE e INSST |
| Protección de datos | Registro de tratamientos, contratos, derechos, seguridad y gestión de brechas. | Continuo y por evento. | Registro, análisis de riesgo, contratos y expediente de incidentes. | AEPD |
| Empresa emergente | Certificación ENISA y seguimiento de requisitos. | Solicitud y revisión periódica. | Certificación, métricas, plantilla, facturación y certificados positivos. | ENISA |
| Archivo | Conservación íntegra, localizable y legible de documentos. | Desde cada operación y durante el plazo aplicable. | Repositorio con índice, permisos, copia y trazabilidad. | BOE · Código de Comercio |
Calendario de constitución y puesta en marcha
El PAE Autónomos Pymes Asesoría Online S.L.P. acompaña a los promotores desde la planificación y creación de la empresa hasta su puesta en marcha efectiva. La constitución no termina con la firma de la escritura: conviene comprobar que la sociedad ha quedado inscrita, que dispone del NIF definitivo y que las altas fiscales y de Seguridad Social se corresponden con la actividad real. Integrar desde el inicio la contabilidad, la fiscalidad y la gestión laboral ayuda a evitar duplicidades, omisiones y decisiones difíciles de corregir cuando la startup ya está operando.
- 1Socios, capital y pactos
- 2Nombre y estatutos
- 3Escritura notarial
- 4NIF provisional
- 5Registro Mercantil
- 6NIF definitivo + 036
- 7Altas, licencias y operación
| Momento | Acción | Qué debe quedar comprobado | Responsable sugerido |
|---|---|---|---|
| Antes de firmar | Definir socios, porcentajes, órgano de administración, objeto, domicilio, capital, cierre y reglas de salida. | Cap table inicial; origen y valoración de aportaciones; pacto de socios coordinado con estatutos; titularidad de la propiedad intelectual. | Fundadores + legal |
| Constitución | Certificación de nombre, escritura e inscripción. | Que poderes, administración, remuneración, objeto y restricciones a la transmisión responden al modelo de negocio y a futuras rondas. | Notaría + asesoría |
| Antes del inicio | Alta censal mediante Modelo 036. | Actividad, epígrafes IAE, domicilio fiscal, obligaciones de IVA, retenciones, Impuesto sobre Sociedades, ROI si habrá operaciones UE y fecha real de inicio. | Fiscal |
| Tras la inscripción | Solicitar NIF definitivo con el Modelo 036. | Tarjeta de NIF definitiva, datos censales actualizados y certificado electrónico de representante. | Administrador + fiscal |
| Antes de trabajar | Determinar el encuadramiento de administradores y socios trabajadores. | Régimen correcto (RETA o Régimen General/asimilado según control y funciones), fecha de alta y base o rendimientos comunicados. | Laboral |
| Antes de contratar | Inscribir a la empresa en la TGSS, obtener CCC y elegir cobertura con mutua. | La Seguridad Social exige la inscripción empresarial antes del inicio de actividad cuando se va a contratar por primera vez. | Laboral |
| Antes de abrir | Revisar licencias y autorizaciones. | Declaración responsable o licencia municipal, requisitos ambientales, sanitarios, industriales o autonómicos; seguros obligatorios si los hubiera. | Operaciones + legal |
| Primer mes | Implantar contabilidad, facturación, archivo y protección de datos. | Plan contable, series de facturas, circuito de aprobación de gastos, copias de seguridad, registro de tratamientos, contratos con encargados y políticas web. | Finanzas + DPO/IT |
| Cuando sea elegible | Solicitar certificación de empresa emergente a ENISA. | NIF, escrituras, plan de negocio y evidencias de innovación y escalabilidad. La certificación no es automática por ser una empresa joven o tecnológica. | Dirección |
Para profundizar en el proceso puede consultarse la guía de cómo crear una sociedad limitada, la explicación sobre NIF provisional y definitivo y la guía sobre CCC y primera contratación.
Obligaciones continuas: el trabajo que alimenta el calendario
Facturación y cobros
- Emitir facturas completas y rectificativas con series coherentes.
- Controlar fecha de operación, devengo de IVA y moneda.
- Conciliar banco, pasarelas, marketplaces y facturas.
- Guardar contratos, pedidos y prueba de prestación.
Contabilidad y tesorería
- Registrar operaciones cronológicamente.
- Separar gasto empresarial y personal.
- Conciliar saldos de socios, préstamos y vinculadas.
- Prever IVA, retenciones, nóminas y runway.
Personas y nómina
- Altas siempre antes de empezar.
- Contratos, jornada, salario y convenio correctos.
- Nómina, registro horario, vacaciones y ausencias.
- Cotización y documentación de bonificaciones.
Gobierno corporativo
- Actas de junta y del consejo.
- Libro registro de socios actualizado.
- Acuerdos para rondas, poderes y stock options.
- Conflictos de interés y operaciones vinculadas.
Datos y seguridad
- Registro de actividades de tratamiento.
- Contratos con cloud, CRM, gestoría y nómina.
- Control de accesos y bajas de usuarios.
- Procedimiento de brechas y derechos.
El desarrollo completo de estas obligaciones (bases jurídicas, registro de tratamientos, contratos de encargado y procedimiento de brechas) está en la guía de RGPD y LSSI para empresas.
Propiedad intelectual
- Cesión escrita por fundadores, empleados y freelancers.
- Inventario de software y licencias open source.
- Registro y renovación de marcas y dominios.
- Confidencialidad y secreto empresarial.
Calendario fiscal esencial para una startup
El calendario siguiente muestra los vencimientos más habituales para una sociedad con periodicidad trimestral. Los modelos dependen del alta censal y de las operaciones efectivamente realizadas. La AEAT publica el calendario oficial 2026 y ofrece versión iCalendar. Para el desarrollo completo de cada modelo trimestral, con ejemplos y errores frecuentes, consulta la guía de calendario fiscal de una nueva SL.
| Mes | Hito principal | Plazos o tareas destacadas | Aplicabilidad |
|---|---|---|---|
| Enero | Cierre T4 e informativas | 20/01: retenciones T4; 30/01: IVA T4; en 2026, 02/02 para varios resúmenes anuales. | Según obligaciones censales y operaciones. |
| Febrero | Modelo 347 y revisión de datos | Preparar y conciliar operaciones con terceros; en 2026, vencimiento 02/03 cuando proceda. | Solo si se cumplen requisitos y no existe exclusión. |
| Marzo | Formulación de cuentas | Hasta 31/03 si el ejercicio cerró el 31/12; revisar opciones censales y diferencias fiscales. | Sociedades con cierre 31/12. |
| Abril | Cierre T1 y libros | 20/04: modelos trimestrales aplicables; 30/04: referencia de legalización para cierre 31/12. | Modelos según alta; libros para sociedades. |
| Mayo | Preparación de junta | Propuesta de aplicación del resultado, auditoría cuando proceda y revisión de memoria. | Todas las sociedades; auditoría solo si aplica. |
| Junio | Junta ordinaria | Hasta 30/06 para aprobar cuentas del ejercicio anterior cuando el cierre es 31/12. | Sociedades con ejercicio natural. |
| Julio | Cierre T2, Sociedades y depósito | 20/07: trimestrales; en 2026, 27/07: modelo 200; depósito dentro del mes desde la aprobación. | Según modelos; depósito ligado a la fecha real de aprobación. |
| Agosto | Archivo y seguimiento | Notificaciones, subvenciones, deducciones I+D+i, seguros y proveedores. | Según contratos, ayudas y actividad. |
| Septiembre | Presupuesto y cierre T3 | Forecast, deterioros, financiación, runway y cambios societarios previos al cierre. | Control interno recomendado. |
| Octubre | Cierre T3 | 20/10: modelos trimestrales aplicables; revisar vinculadas y umbrales laborales. | Según obligaciones y crecimiento. |
| Noviembre | Pre-cierre | Inventario, amortizaciones, saldos, créditos fiscales y modelo 232 cuando proceda. | Modelo 232 solo si concurren supuestos. |
| Diciembre | Cierre anual | En 2026, 21/12: modelo 202 si procede; inventario y congelación de evidencias. | Según obligación de pago fraccionado. |
Qué modelo suele aparecer y por qué
| Modelo | Obligación | Periodicidad habitual | Solo si… |
|---|---|---|---|
| 303 | Autoliquidación de IVA. | Trimestral; mensual en ciertos supuestos. | La empresa realiza operaciones sujetas y está obligada a presentarlo. |
| 390 | Resumen anual de IVA. | Anual. | No está exonerada. La exoneración no elimina el cierre correcto del 303. |
| 111 / 190 | Retenciones de nóminas y profesionales / resumen anual. | Trimestral y anual. | Se pagan rendimientos sometidos a retención. |
| 115 / 180 | Retenciones de alquileres urbanos / resumen. | Trimestral y anual. | El alquiler está sujeto a retención y no concurre una excepción. |
| 123 / 193 | Retenciones sobre determinados rendimientos de capital mobiliario / resumen. | Trimestral y anual. | Por ejemplo, se satisfacen ciertos intereses o rendimientos sujetos. |
| 349 | Operaciones intracomunitarias. | Mensual o trimestral según reglas. | Hay entregas, adquisiciones o servicios UE declarables y alta en ROI. |
| 347 | Operaciones con terceras personas. | Anual. | Se superan los límites y la operación no queda excluida o informada por otra vía. |
| 200 | Impuesto sobre Sociedades. | Anual. | Con carácter general, incluso sin actividad o sin cuota. Para cierre distinto de 31/12 rige la regla de 25 días naturales posteriores a los seis meses siguientes al cierre. |
| 202 | Pagos fraccionados de Sociedades. | Abril, octubre y diciembre. | Existe obligación. Las empresas emergentes certificadas pueden quedar dispensadas en los casos y períodos del artículo 8 de la Ley 28/2022. |
| 036 | Alta, modificación o baja censal. | Por evento. | Cambia actividad, domicilio, obligaciones, representantes, ROI u otros datos censales. |
Obligaciones fiscales condicionales que deben estar en el radar
| Obligación | Cuándo puede activarse | Control recomendado |
|---|---|---|
| Modelo 165 | La sociedad expide certificaciones para la deducción de inversores por adquisición de participaciones de empresas de nueva o reciente creación. | Conciliar certificados, escrituras, fecha de desembolso, identidad de inversores y declaración anual. |
| Modelo 232 | Operaciones vinculadas o con territorios calificados como jurisdicciones no cooperativas cuando se cumplen los supuestos de declaración. | Revisar préstamos de socios, servicios de administradores, operaciones intragrupo, valoración y documentación antes del cierre. Para ejercicio natural, el vencimiento suele situarse en noviembre. |
| IAE y modelo 840 | Cuando termina la exención de inicio y se supera el umbral legal de cifra de negocios, o se producen variaciones declarables. | Comprobar anualmente exención, grupo, cifra de negocios, locales y actividades; no confundir alta censal con obligación de pago. |
| SII del IVA | Grandes empresas a efectos de IVA, grupos de IVA, inscritos en REDEME o adhesión voluntaria, entre otros casos. | Si se aproxima el umbral o se solicita devolución mensual, preparar ERP y envío casi inmediato de registros; deja de ser un simple cierre trimestral. |
| Modelo 369 (OSS) | Determinadas ventas a distancia y servicios B2C en otros Estados miembros acogidos a ventanilla única. | Identificar país de consumo, tipos de IVA, pruebas de localización, devoluciones y archivo separado por régimen. |
| Modelos 720 y 721 | Bienes y derechos o monedas virtuales situados en el extranjero cuando concurren los requisitos y límites de declaración. | Inventario anual de cuentas, valores, inmuebles y criptoactivos; revisar titularidad, saldos y aumentos. |
| INTRASTAT y aduanas | Movimientos de mercancías con la UE o terceros países que superan umbrales o exigen declaraciones. | Separar mercancía de servicios, país de origen/destino, Incoterm, valor estadístico y DUA; revisar umbrales vigentes cada año. Desarrollo completo en Intrastat y EORI para empresas. |
| Modelo 592 y registros | Fabricación, importación o adquisición intracomunitaria de envases de plástico no reutilizables, salvo supuestos excluidos o exentos. | Clasificación de envases, kilos de plástico no reciclado, certificados y contabilidad de existencias. |
| Modelo 238 | La startup opera una plataforma digital incluida en las obligaciones de información de operadores. | Analizar si es “operador de plataforma”, recopilar diligencia debida de vendedores y diseñar el dato antes de la campaña anual. |
Empresa emergente no equivale a “sociedad nueva”
Dos transformaciones digitales que deben figurar en el calendario
Sistemas de facturación y VERI*FACTU. Las entidades que presenten Impuesto sobre Sociedades deben adaptar sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027; para el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027, según la nota oficial de la AEAT. Conviene seleccionar software, migrar datos, probar series y formar al equipo durante 2026. Consulte la guía de VERI*FACTU.
Factura electrónica B2B. El Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema obligatorio entre empresarios y profesionales. Su aplicación efectiva depende de la orden ministerial de la solución pública: doce meses desde su entrada en vigor para quienes superen 8 millones de euros de volumen de operaciones y veinticuatro meses para el resto. El control correcto es una alerta ligada a la publicación de esa orden, no una fecha inventada. Puede ampliarse información en la guía de factura electrónica B2B.
Seguridad Social y calendario laboral
La Seguridad Social establece que las altas en Régimen General deben presentarse antes del inicio de la relación laboral y admite su comunicación hasta 60 días naturales antes; las bajas y variaciones disponen, con carácter general, de seis días naturales. Las cuotas se ingresan dentro del mes siguiente a su devengo. Estos plazos son máximos legales, no una recomendación operativa.
| Cuándo | Obligación | Control interno recomendado |
|---|---|---|
| Antes de la primera contratación | Inscripción del empresario, CCC, mutua, autorización RED y organización preventiva. | No permitir fecha de incorporación sin CCC, encuadramiento, contrato y evaluación preventiva preparados. |
| Antes de empezar a trabajar | Alta del trabajador en Seguridad Social. | Confirmación de alta archivada antes de conceder accesos o incorporar al puesto. |
| Al contratar o prorrogar | Comunicar contrato, prórroga y copia básica al servicio público de empleo dentro del plazo legal, habitualmente mediante Contrat@. | Objetivo interno: comunicar en 48 horas; máximo legal general: 10 días. |
| Cada mes | Cierre de incidencias, nómina, seguros sociales, embargos y anticipos. | Cerrar variables varios días antes; doble revisión de altas, bajas, IT, bonus y retribución en especie. |
| Mes siguiente al devengo | Ingreso de cuotas sociales. | Conciliar RNT/RLC, contabilidad, nóminas y cargo bancario; archivar justificante. |
| Al cesar o cambiar datos | Baja o variación en TGSS. | Comunicar de inmediato; el portal oficial recoge seis días naturales con carácter general. |
| Antes del puesto y cuando cambien riesgos | Plan de prevención, evaluación, planificación, información, formación, equipos y vigilancia de la salud en los términos aplicables. | Checklist por puesto, centro, teletrabajo y cambio tecnológico. |
Umbrales de plantilla que no deben sorprender
Desde 50 personas trabajadoras
| Umbral | Obligación | Norma de referencia | Control preventivo |
|---|---|---|---|
| 50 o más personas trabajadoras | Elaborar y aplicar un plan de igualdad, con negociación y registro en los términos aplicables. | Ley Orgánica 3/2007 y Real Decreto 901/2020. | Medir la plantilla con la metodología legal antes de alcanzar el umbral y abrir el proyecto con antelación. |
| 50 o más trabajadores | Implantar un sistema interno de información, con los matices sectoriales y de grupo previstos legalmente. | Ley 2/2023. | Definir responsable, canal, procedimiento, confidencialidad, plazos y protección de informantes antes de cruzar el umbral. |
Además existen obligaciones que dependen del sector, convenio, modalidad de contratación, discapacidad, representación legal, trabajo a distancia, desplazamientos internacionales o dimensión. El número 50 no es el único semáforo; solo es uno de los más visibles.
Contabilidad, legalización de libros y cuentas anuales
Una sociedad debe llevar contabilidad ordenada y libros mercantiles, aunque no facture o tenga pérdidas. Para una startup con cierre el 31 de diciembre, el calendario mercantil forma una cadena: cerrar, formular, legalizar, aprobar y depositar.
31 diciembre
Cierre, inventario y corte contable.31 marzo
Máximo para formular cuentas.30 abril
Referencia para legalizar libros.30 junio
Máximo para junta ordinaria.30 julio
Si se aprobó el 30/06: depósito dentro del mes.
| Hito | Plazo legal | Fecha de referencia | Evidencia |
|---|---|---|---|
| Cierre contable | Al final del ejercicio. | 31 de diciembre. | Inventario, corte, conciliaciones y balance de cierre. |
| Formulación de cuentas | Máximo tres meses desde el cierre. | 31 de marzo. | Cuentas firmadas por los administradores. |
| Legalización de libros | Antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre. | 30 de abril. | Huella digital, acuse y libros presentados. |
| Junta ordinaria | Dentro de los seis primeros meses del ejercicio. | 30 de junio. | Convocatoria, acta y certificación de acuerdos. |
| Depósito de cuentas | Dentro del mes siguiente a la aprobación. | 30 de julio solo si se aprobaron el 30 de junio. | Justificante y calificación registral. |
Libros contables
Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. La AEAT recuerda que los libros obligatorios deben legalizarse antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre. El detalle de qué libros lleva una SL y cómo se legalizan está en contabilidad obligatoria de una SL.
Libros societarios
Libro de actas; libro registro de socios en la SL; libro de acciones nominativas en la SA y, en la sociedad unipersonal, registro de contratos con el socio único cuando proceda.
Cuentas anuales
Balance, pérdidas y ganancias, estado de cambios en patrimonio neto, estado de flujos cuando sea exigible y memoria, con modelos normal, abreviado o pymes según corresponda.
Fundamento de cada fecha
- Formulación: los administradores disponen de un máximo de tres meses desde el cierre, conforme al artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital.
- Legalización: los libros se legalizan telemáticamente antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre; para cierre 31/12, la referencia ordinaria es 30/04.
- Aprobación: la junta ordinaria debe reunirse dentro de los seis primeros meses del ejercicio, según el artículo 164 de la Ley de Sociedades de Capital.
- Depósito: los administradores deben presentar las cuentas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación, según el artículo 279. No existe un 30 de julio universal: esa fecha resulta de haber aprobado el 30 de junio.
Error frecuente
Véase también la explicación práctica del depósito de cuentas anuales.
La capa específica de una empresa emergente certificada
La certificación de ENISA permite acceder al régimen de la Ley 28/2022, pero no sustituye el cumplimiento ordinario. La empresa debe seguir presentando impuestos, cotizando, llevando libros y depositando cuentas. La condición de empresa emergente inscrita es necesaria para los beneficios, y la Administración tributaria puede comprobar que los requisitos se mantienen.
| Control | Frecuencia | Evidencia que conviene conservar | Riesgo |
|---|---|---|---|
| Antigüedad máxima | Revisión anual | Fecha de inscripción y sector que justifica plazo de 5 o 7 años. | Fin del régimen al agotarse el plazo. |
| No cotizada y sin distribución de dividendos | Antes de cada junta | Actas y propuesta de aplicación del resultado. | Pérdida de requisitos. |
| Sede o establecimiento permanente en España | Ante cualquier traslado | Escritura, censo y medios materiales/personales. | Incompatibilidad con la condición. |
| Al menos 60 % de plantilla con contrato en España, si hay plantilla | Trimestral y antes de cambios internacionales | Relación de plantilla, contratos y centros de trabajo. | Pérdida del requisito. |
| Proyecto innovador y modelo escalable | Revisión anual | Producto, tracción, mercado, I+D+i, financiación, equipo y métricas. | Cuestionamiento de la certificación o beneficios. |
| Volumen de negocio no superior a 10 millones de euros | Mensual desde que se aproxime el umbral | Contabilidad, forecast y cifra de negocios. | Fin de beneficios al superarlo. |
| Corriente con AEAT y Seguridad Social | Antes de ayudas, incentivos, rondas y certificados | Certificados positivos y justificantes de aplazamientos. | Bloqueo de beneficios o financiación pública. |
| Adquisición por otra empresa | Antes de firmar la operación | Análisis de la compradora y de la estructura resultante. | La Ley prevé el fin si adquiere una empresa no emergente. |
La guía completa de la Ley de Startups desarrolla el régimen general, la fiscalidad, la inversión y las stock options. El proceso de solicitud y los requisitos de antigüedad, innovación y escalabilidad se explican con detalle en requisitos de empresa emergente y certificación ENISA, y el alcance exacto de los beneficios fiscales (tipo del 15 %, aplazamientos y dispensas) en beneficios fiscales de la Ley de Startups. La fuente normativa principal es la Ley 28/2022, complementada por la Orden PCM/825/2023 y el procedimiento de certificación de ENISA.
Calendario de obligaciones activadas por eventos
Estas tareas no aparecen necesariamente en un calendario mensual, pero concentran gran parte del riesgo de una startup. Deben configurarse como flujos automáticos: cuando ocurre el evento, se abre un expediente con responsable y fecha límite.
| Evento | Acciones de compliance | Evidencia de cierre |
|---|---|---|
| Nueva ronda o ampliación | Acuerdos societarios, derecho de preferencia, escritura e inscripción; actualizar cap table y libro de socios; verificar inversión extranjera, titular real, pactos y comunicaciones fiscales aplicables. | Acta, escritura inscrita, justificantes bancarios, cap table fechado, libro actualizado y pacto firmado. |
| Préstamo de socio o convertible | Aprobación competente, condiciones de mercado, contrato, contabilidad, retenciones si proceden y documentación de operación vinculada. | Contrato, acuerdo, cuadro de amortización, valoración y asientos. |
| Alta de empleado | Alta previa TGSS, contrato y SEPE, nómina, PRL, protección de datos, confidencialidad, propiedad intelectual, registro horario y accesos. | Paquete de onboarding firmado y justificante de alta. |
| Baja de empleado | Liquidación, baja TGSS, certificado de empresa cuando proceda, devolución de equipos, revocación de accesos y recordatorio de confidencialidad. | Checklist de offboarding, baja y trazabilidad de accesos. |
| Nuevo proveedor cloud o IA | Evaluación de riesgos, contrato de encargado si trata datos, ubicación, subencargados, transferencias internacionales, seguridad, licencias y salida. | Contrato, evaluación, registro de tratamientos e inventario de activos actualizado. |
| Brecha de datos | Contener, investigar, documentar y valorar riesgo; notificar a la AEPD cuando corresponda, en lo posible dentro de 72 horas desde que se conoce, y comunicar a afectados si el riesgo es alto — procedimiento completo en RGPD y LSSI. | Registro de incidente, decisión razonada, notificaciones y medidas correctoras. |
| Cambio de domicilio, actividad o administrador | Acuerdo y Registro Mercantil cuando proceda; modificar 036, Seguridad Social, licencias, certificado digital, contratos, web y registros. | Nota registral, censo actualizado y matriz de cambios cerrada. |
| Concesión de ayuda o subvención | Registrar condiciones, hitos, presupuesto elegible, publicidad, contratación, contabilidad separada y plazo de justificación. | Expediente completo desde la solicitud hasta el cobro y posible control. |
| Venta a otro país | Revisar IVA, ROI/VIES, OSS, aduanas, establecimiento permanente, retenciones, condiciones de venta, consumo y protección de datos. | Memo fiscal por país y configuración correcta en facturación. |
| Pérdidas relevantes o tensión de tesorería | Vigilar patrimonio neto, deberes de administradores, solvencia, causa de disolución y plazos concursales; documentar decisiones. | Consejo/junta, plan de tesorería y asesoramiento documentado. |
Calendario de conservación de documentos
Guardar un PDF no basta. La startup debe poder localizarlo, relacionarlo con la operación, acreditar su integridad y mantenerlo legible durante todo el período exigible. Cuando varios plazos se solapan, debe aplicarse el más largo que corresponda a ese documento.
| Documentación | Plazo de referencia | Desde cuándo | Precaución |
|---|---|---|---|
| Libros, correspondencia, documentación y justificantes mercantiles | 6 años | Desde el último asiento en los libros. | Artículo 30 del Código de Comercio. El cese no extingue el deber de conservación. |
| Facturas y justificantes tributarios | 4 años, como referencia general de prescripción tributaria | Según el fin del plazo de declaración y las reglas de interrupción de la prescripción. | Una actuación administrativa o recurso puede interrumpir el cómputo. |
| Bases imponibles negativas, deducciones y créditos fiscales | 10 años para la facultad de comprobación específica | Desde el día siguiente al fin del plazo de presentación del período en que se generaron. | Transcurrido ese plazo, aún puede ser necesario acreditar procedencia y cuantía si se aplican después. |
| Documentos de afiliación, cotización y salarios | 4 años como referencia laboral y de Seguridad Social | Según la obligación concreta. | Conservar contratos, altas, nóminas, RNT/RLC, jornada y bonificaciones; ampliar si existe litigio o norma especial. |
| Prevención de riesgos laborales | Durante la vigencia y el tiempo necesario para acreditar cumplimiento | Desde evaluación, formación, vigilancia o incidente. | Los daños pueden manifestarse tarde; aplicar plazos especiales y criterio preventivo. |
| Actas, escrituras, pactos, títulos de participaciones y cap table | Permanente | Desde su emisión o firma. | Conservar originales y cadena completa de versiones; son la historia jurídica de la sociedad. |
| Propiedad intelectual, marcas, dominios y cesiones | Vida del derecho + defensa posterior | Desde creación, adquisición o registro. | Guardar código, entregables, commits, contratos, renovaciones y pruebas de autoría. |
| Protección de datos | No existe un plazo único | Según finalidad, base jurídica y responsabilidades. | Definir por categoría; no conservar datos personales “por si acaso”. |
| Subvenciones y financiación pública | El fijado en bases, resolución y normativa aplicable | Desde justificación o cierre del programa. | Puede superar los plazos ordinarios; conservar pista de auditoría completa. |
| Prevención de blanqueo, si la startup es sujeto obligado | 10 años | Desde terminación de la relación o ejecución de la operación, según el documento. | No afecta a toda startup; verificar si la actividad entra en la Ley 10/2010. |
Arquitectura mínima del archivo
01 · Sociedad
Escrituras, estatutos, poderes, actas, libros societarios, titular real, cap table, pactos e inversión.
02 · Fiscal y contable
Facturas, bancos, impuestos, libros, cierres, cuentas, conciliaciones, vinculadas y soportes.
03 · Personas
Contratos, nóminas, TGSS, SEPE, jornada, PRL, formación, vacaciones, políticas y bajas.
04 · Legal y datos
Clientes, proveedores, privacidad, seguridad, licencias, marcas, seguros, litigios y regulatorio.
05 · Ayudas e I+D+i
Solicitudes, resoluciones, costes, partes de trabajo, memorias, hitos, justificación y cobro.
06 · Evidencias
Justificantes de presentación, CSV, acuses, certificados, notificaciones y decisiones internas.
Cómo convertir el calendario en un sistema que funcione
Una hoja con fechas es el punto de partida. Para que sea un control real, cada obligación debe tener cinco campos: aplicabilidad, responsable, fecha interna, evidencia y suplente. Las startups cambian rápido; el calendario debe cambiar con ellas.
- 1A · Detectar obligación
- 2B · Asignar propietario
- 3C · Recoger datos
- 4D · Revisar
- 5E · Presentar o ejecutar
- 6F · Archivar evidencia
- 7G · Mejorar control
| Cadencia interna | Reunión o revisión | Salida mínima |
|---|---|---|
| Semanal | Altas, bajas, contratos pendientes, facturación bloqueada, notificaciones, incidentes y caja. | Lista de excepciones con propietario y fecha. |
| Mensual | Cierre contable, nómina, cotización, impuestos provisionados, subvenciones, cap table y accesos. | Pack de cierre aprobado y carpeta de evidencias. |
| Trimestral | Declaraciones, conciliación con contabilidad, plantilla, ENISA, vinculadas, riesgos y contratos clave. | Acta breve de compliance y declaraciones archivadas. |
| Anual | Cierre, libros, cuentas, fiscalidad, seguros, privacidad, PRL, propiedad intelectual, políticas y presupuesto. | Mapa de obligaciones actualizado para el año siguiente. |
| Por evento | Ronda, adquisición, internacionalización, contratación masiva, brecha, inspección o cambio regulatorio. | Expediente específico con asesoramiento y decisiones. |
Checklist mensual de 15 minutos para dirección
- ¿Todas las altas se hicieron antes de trabajar y las bajas están comunicadas?
- ¿Contabilidad, bancos, pasarelas, facturas y nóminas están conciliados?
- ¿Se ha separado en tesorería el importe estimado de IVA, retenciones y cotizaciones?
- ¿Hay notificaciones electrónicas, requerimientos o subvenciones con plazo abierto?
- ¿El cap table y el libro de socios coinciden con escrituras, pactos y convertibles?
- ¿Algún cambio de actividad, domicilio, personal o país exige modificar el 036 o licencias?
- ¿Se aproxima un umbral: 50 trabajadores, 10 millones de facturación, gran empresa, auditoría o fin de certificación?
- ¿Las evidencias están archivadas y otra persona puede encontrarlas sin preguntar al fundador?
Fuentes oficiales consultadas
La guía se apoya prioritariamente en organismos públicos y textos legales consolidados. La normativa puede cambiar y los calendarios anuales deben revisarse cada ejercicio.
- Agencia Tributaria — Calendario del contribuyente 2026.
- Agencia Tributaria — Modelo 036, censo de empresarios, profesionales y retenedores.
- Agencia Tributaria — Libros obligatorios y legalización.
- Agencia Tributaria — Conservación de libros durante seis años.
- Agencia Tributaria — Obligación de conservar facturas.
- Seguridad Social — Inscripción del empresario antes de contratar.
- Seguridad Social — Plazos de altas, bajas y variaciones.
- Seguridad Social — Ingreso de cuotas.
- SEPE — Comunicación de la contratación mediante Contrat@.
- INSST — Gestión de la prevención de riesgos laborales.
- BOE — Ley de Sociedades de Capital, especialmente artículos 164, 253, 272 y 279.
- BOE — Código de Comercio, especialmente artículos 27 y 30.
- BOE — Ley 58/2003, General Tributaria.
- BOE — Ley 28/2022, de fomento del ecosistema de las empresas emergentes.
- ENISA — Requisitos de certificación de empresas emergentes.
- AEPD — Notificación de brechas de datos personales.
- BOE — Real Decreto 238/2026 sobre factura electrónica B2B.
Alcance
Preguntas frecuentes
¿Qué modelos fiscales tiene que presentar una startup?
Depende del alta censal (Modelo 036) y de las operaciones reales: no todas presentan los mismos modelos. Lo habitual es IVA (303), retenciones (111/115/123) e Impuesto sobre Sociedades (200/202); según el caso pueden sumarse 349, 347 u otros. Hay que contrastarlo cada año con el calendario oficial de la AEAT.
¿Cuándo hay que depositar las cuentas anuales de una SL?
Dentro del mes siguiente a su aprobación en junta ordinaria, que a su vez debe celebrarse dentro de los seis primeros meses del ejercicio. No existe una fecha única para todas las empresas: para un cierre a 31 de diciembre aprobado el 30 de junio, el depósito vence el 30 de julio; si la junta se celebra antes, el plazo también se adelanta.
¿La certificación ENISA de empresa emergente me libera de pagar impuestos?
No. La Ley 28/2022 da beneficios fiscales (tipo del 15 % en el Impuesto sobre Sociedades, aplazamientos y dispensas de pagos fraccionados en los casos previstos), pero la sociedad sigue obligada a declarar, cotizar, llevar libros y depositar cuentas exactamente igual que cualquier otra empresa.
¿A partir de cuántos empleados hay que tener plan de igualdad o canal de denuncias?
Con 50 o más personas trabajadoras. El plan de igualdad lo exige la Ley Orgánica 3/2007 (desarrollada por el Real Decreto 901/2020) y el canal interno de denuncias lo exige la Ley 2/2023, cada uno con su propio procedimiento y plazos de implantación.
Enlazado interno y CTA
Para el proceso de constitución, consulta crear una SL y el NIF provisional y definitivo. Para el resto de la operativa, revisa la contabilidad obligatoria de una SL, el depósito de cuentas anuales, VERI*FACTU y la factura electrónica B2B, el RGPD y la LSSI, la Ley de Startups con sus guías de certificación ENISA y beneficios fiscales, e Intrastat y EORI si operas fuera de España.
Fecha de revisión: 5 de agosto de 2026.
Un calendario útil debe adaptarse a la empresa, no al revés
Como PAE y despacho profesional, Autónomos Pymes Asesoría Online S.L.P. ofrece un acompañamiento coordinado en creación de empresas, contabilidad, fiscalidad y gestión laboral. La misma visión de conjunto permite ordenar impuestos, nóminas, cotizaciones, libros y cuentas anuales conforme la startup crece, sin perder de vista los vencimientos ni la documentación que debe conservarse.
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