Qué es un arqueo de caja

Qué es un arqueo de caja

El arqueo de caja es la comprobación del dinero en efectivo que hay físicamente en la caja en un momento determinado y su comparación con el saldo que debería haber según los registros. Si coinciden, la caja «cuadra»; si no, aparece un sobrante (hay más dinero del registrado) o un faltante (hay menos), y hay que averiguar por qué.

En contabilidad, el efectivo se registra en la cuenta 570 «Caja, euros» del Plan General de Contabilidad, que forma parte de la tesorería de la empresa junto con las cuentas bancarias.

Cómo se hace paso a paso

• Fijar el momento de corte: por ejemplo, al cierre del día, antes de abrir al día siguiente.
• Contar el efectivo por billetes y monedas, separando el fondo fijo de cambio si lo hay.
• Obtener el saldo teórico: saldo inicial más cobros en efectivo menos pagos en efectivo, según el programa de caja o la cuenta 570.
• Separar lo que no es efectivo de la caja: vales internos, anticipos a empleados, tiques de gastos pendientes de registrar o dinero de terceros.
• Comparar y documentar: quién hace el arqueo, fecha y hora, importe contado, importe teórico, diferencia y explicación.

La frecuencia depende del volumen de efectivo: en un comercio o un bar lo razonable es arquear a diario; en una empresa que apenas usa efectivo, puede bastar con hacerlo mensualmente y al cierre del ejercicio.

Arqueo y cierre de caja del TPV

El cierre del terminal de venta (el «cierre Z») resume lo vendido en el día por formas de pago. El arqueo va un paso más allá: comprueba que el efectivo que dice el cierre está realmente en el cajón. Las ventas con tarjeta no se arquean contando dinero, sino comparándolas con el extracto del banco, que es el terreno de la conciliación bancaria.

Ejemplo práctico

La cuenta de caja de una tienda muestra un saldo de 600 € al cierre del día y el recuento encuentra 580 €. Antes de registrar nada, se revisa:

• Si hay un tique de compra de material de oficina de 20 € pagado en efectivo y sin anotar. Si aparece, se registra el gasto con su justificante y la caja cuadra.
• Si se dio mal un cambio o se cobró con tarjeta una venta registrada como efectivo.
• Si alguien retiró dinero sin dejar constancia.

Solo si, tras investigar, la diferencia no tiene explicación, se ajusta el saldo de la cuenta 570 contra un gasto (si falta dinero) o un ingreso (si sobra). En la práctica suelen usarse las cuentas 678 «Gastos excepcionales» y 778 «Ingresos excepcionales», o cuentas de gestión corriente si las diferencias son pequeñas y habituales. Lo importante es que el ajuste quede explicado y documentado.

Atención al límite de pagos en efectivo

Desde la Ley 11/2021, no se pueden pagar ni cobrar en efectivo operaciones de importe igual o superior a 1.000 € cuando alguna de las partes actúa como empresario o profesional (art. 7 de la Ley 7/2012). Además, una caja con saldos altos y movimientos sin justificar llama la atención en una inspección. Si tu caja suele acumular mucho efectivo, conviene ingresarlo en el banco con regularidad.

Errores frecuentes

• Ajustar la diferencia sin investigar la causa.
• Suponer que todo sobrante es una venta no registrada, o todo faltante un gasto.
• Mantener una caja contable con saldo acreedor (negativo), que es imposible y revela errores de registro.
• Mezclar el dinero de la empresa con el personal del socio o del autónomo.
• No dejar constancia de quién hace el arqueo y con qué resultado.

Las diferencias que se repiten suelen apuntar a un problema de procedimiento. Revisar los arqueos junto con el libro mayor de la cuenta 570 ayuda a detectarlo, y cada movimiento debe partir de un asiento contable con su justificante.

Cómo te ayudamos

Si tu negocio trabaja con efectivo, en nuestra asesoría fiscal y contable online revisamos el saldo de caja cada trimestre, lo conciliamos con tus ventas y registramos las diferencias con el criterio adecuado. Y si estás pensando en crear tu empresa con tienda o local, te ayudamos a crearla y a organizar la caja desde el primer día.

Preguntas frecuentes sobre Arqueo de caja

Conceptos relacionados

• Tesorería: La tesorería se refiere a los recursos monetarios y a la gestión de cobros y pagos con los que una empresa atiende sus compromisos.
• Conciliación bancaria: La conciliación bancaria compara los registros contables de una cuenta con la información de la entidad bancaria para explicar sus diferencias.
• Cuenta contable: Una cuenta contable es el elemento de registro que agrupa movimientos de una misma naturaleza.
• Ingresos: Los ingresos son incrementos del patrimonio neto producidos durante el ejercicio por entradas o aumentos de activos o disminuciones de pasivos, distintos de las aportaciones de propietarios.
• Libro mayor: El libro mayor agrupa los movimientos registrados en cada cuenta contable y permite seguir su evolución y saldo.

Guías y servicios relacionados

• Asesoría fiscal y contable online
• Contabilidad obligatoria de una SL

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Fuentes: Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (cuadro de cuentas: 570, 678 y 778; modificado por el RD 1/2021); Ley 7/2012, de prevención y lucha contra el fraude (art. 7, limitación de pagos en efectivo), en la redacción de la Ley 11/2021; Agencia Tributaria (limitación de pagos en efectivo). Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.