Qué son los proveedores en contabilidad

Qué son los proveedores en contabilidad

En el lenguaje de todos los días, un proveedor es cualquiera que te vende algo. En contabilidad el término es más preciso. La cuenta 400, Proveedores, del Plan General de Contabilidad recoge las deudas con quienes te suministran mercancías y los demás bienes que forman las existencias (materias primas, envases, embalajes…). El PGC añade a esta cuenta las deudas con suministradores de servicios utilizados en el proceso productivo, como una subcontrata que trabaja dentro de tu producción.

Es una cuenta de pasivo: su saldo, normalmente acreedor, indica lo que la empresa debe a sus proveedores. Figura en el pasivo corriente del balance.

Proveedores y acreedores: no es lo mismo

El PGC separa las deudas comerciales según su origen:

• Cuenta 400, Proveedores: compras de mercancías, materias primas y otros bienes del grupo 3, y servicios del proceso productivo.
• Cuenta 410, Acreedores por prestaciones de servicios: servicios que no tienen la condición estricta de proveedores, como el asesor, la luz, el alquiler o la publicidad.
• Cuentas 173 y 523, Proveedores de inmovilizado: compras de equipos, vehículos o instalaciones, según venzan a más o a menos de un año.

Así, la empresa que te vende la mercancía de la tienda va a la 400, quien te vende el mostrador va a la 523 y la gestora de tus redes sociales va a la 410.

Cuentas relacionadas que conviene conocer

• 4009, Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar: mercancía recibida cuya factura aún no ha llegado al cierre.
• 401, Proveedores, efectos comerciales a pagar: cuando la deuda se documenta en un pagaré o letra aceptada.
• 407, Anticipos a proveedores: dinero entregado a cuenta de compras futuras. Tiene saldo deudor y figura en el activo, junto a las existencias, no restando de la 400.

Plazos de pago a proveedores

La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija el plazo de pago en operaciones entre empresas: si no se pacta nada, 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o del servicio, y por acuerdo puede ampliarse hasta un máximo de 60 días naturales. Las sociedades deben informar en la memoria de sus cuentas anuales del periodo medio de pago a proveedores. Algunas empresas pagan mediante confirming, una forma de gestión de pagos a través de una entidad financiera.

Descuentos, devoluciones y facturas pendientes

El saldo de un proveedor no es la suma de las facturas recibidas. Hay que restar los pagos, las devoluciones de mercancía y los descuentos que te concede después de facturar, que normalmente llegan en una factura rectificativa. Al cierre del ejercicio, además, hay que registrar la mercancía ya recibida cuya factura todavía no ha llegado (cuenta 4009): la compra es de ese año aunque el documento llegue en enero. Si no se hace, el balance infravalora lo que se debe y el resultado del año queda alterado.

Ejemplo práctico

Una tienda compra mercancía por 1.000 € más un 21 % de IVA y la pagará a 30 días.

• Al recibir la factura: carga la 600 (compras de mercaderías) por 1.000 € y la 472 (IVA soportado) por 210 €, y abona la 400 por 1.210 €.
• Al pagar: carga la 400 y abona la 572 (bancos) por 1.210 €.

El saldo con ese proveedor vuelve a cero. El pago no es una segunda compra ni un segundo gasto: solo cancela la deuda.

Errores frecuentes

• Usar la cuenta 400 para todo: servicios, suministros o compras de inmovilizado.
• Registrar las compras cuando se pagan y no cuando se reciben.
• Dejar proveedores con saldo deudor sin revisar: puede ser un anticipo, un pago duplicado o una factura no registrada.
• No conciliar los saldos con los extractos que envía el propio proveedor.
• Olvidar las facturas pendientes de recibir al cierre del ejercicio.

Para revisar los saldos se consulta el libro mayor de cada proveedor, que muestra facturas, abonos y pagos.

Cómo te ayudamos

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Preguntas frecuentes sobre Proveedores

Conceptos relacionados

• Acreedores: Un acreedor es quien tiene un derecho de exigir una prestación al deudor.
• Pasivo corriente: El pasivo corriente agrupa obligaciones del ciclo normal de explotación y otras que cumplen los criterios de corto plazo del marco contable.
• Libro mayor: El libro mayor agrupa los movimientos registrados en cada cuenta contable y permite seguir su evolución y saldo.
• Existencias: Las existencias son activos mantenidos para vender en el curso normal de la actividad, en proceso de producción para esa venta o destinados a consumirse en la producción o prestación de servicios.
• Confirming: El confirming es un servicio para gestionar pagos de una empresa a sus proveedores, que puede ofrecer al acreedor la posibilidad de cobrar anticipadamente.

Guías y servicios relacionados

• Asesoría fiscal y contable para empresas
• Cómo recibir y conservar facturas electrónicas

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Fuentes: Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (cuadro de cuentas y definiciones: cuentas 173, 400, 4009, 401, 407, 410 y 523), modificado por el Real Decreto 1/2021; Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, art. 4; Ley 15/2010, disposición adicional tercera. Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.