Qué es una factura proforma y para qué sirve

Qué es una factura proforma

La factura proforma es un documento comercial que envías a un cliente antes de cerrar una venta. Recoge lo que vas a entregar o prestar, el precio, los impuestos previstos, los plazos de entrega y las condiciones de pago. Tiene el aspecto de una factura, pero no lo es: no tiene validez fiscal.

El Reglamento de obligaciones de facturación no la regula. Por eso no lleva número dentro de tu serie de facturas, no se anota en el libro registro de facturas expedidas y no genera IVA a ingresar. Tampoco sirve al cliente para deducirse el IVA ni para justificar el gasto.

Para qué sirve una factura proforma

• Como presupuesto formal: el cliente ve el importe exacto que pagará, con impuestos, y puede aprobar el pedido.
• En importaciones y exportaciones: es habitual para tramitar licencias o permisos, abrir un crédito documentario con el banco o informar al comprador extranjero del valor de la mercancía. Para el despacho de aduanas, en cambio, se suele exigir la factura comercial definitiva.
• Para pedir un pago anticipado: el cliente sabe qué tiene que transferir antes de que empieces el trabajo.
• Para trámites internos o financiación: algunas empresas, entidades públicas o bancos la piden para aprobar un gasto o conceder un préstamo o una subvención.

Diferencias entre proforma, presupuesto y factura

• Presupuesto: es una oferta que puede ser más abierta (varias opciones, precios estimados). La proforma suele ser más cerrada: replica cómo será la factura final.
• Factura proforma: documento previo, sin efectos fiscales. Su valor como compromiso comercial depende de lo que diga y de que el cliente la acepte, no de la palabra «proforma».
• Factura: documento obligatorio que se expide cuando se realiza la operación o se cobra un anticipo. Lleva número correlativo, se registra y tiene efectos en el IVA y en el impuesto sobre la renta o de sociedades.

Para evitar confusiones, escribe de forma visible «Factura proforma» o «Proforma» en el título, no uses la numeración de tus facturas (puedes usar una referencia propia, como PRO-2026-015) e indica, si quieres, que el documento no tiene validez fiscal.

Qué datos suele llevar

No hay un contenido obligatorio, pero lo útil es que se parezca a la factura que vendrá después: tus datos y los del cliente, la descripción de los productos o servicios, cantidades, precio unitario, base imponible, IVA previsto, total, forma y plazo de pago, validez de la oferta y condiciones de entrega. En comercio internacional se añaden también el incoterm, el origen de la mercancía y el peso o el volumen.

Qué pasa si el cliente paga un anticipo

Este es el punto donde más errores vemos. Cuando el cliente te paga por adelantado, total o parcialmente, ese cobro produce el devengo del IVA por el importe cobrado. Por tanto, tienes que emitir una factura del anticipo y declarar su IVA en el trimestre en que lo cobras. No basta con guardar la proforma hasta terminar el trabajo.

Cuando completes la operación, emites la factura final por el total, descontando el anticipo ya facturado, o una factura por la parte pendiente que haga referencia a la del anticipo.

Ejemplo práctico

Un proveedor envía a una empresa una proforma por un equipo de 2.000 € más 420 € de IVA (2.420 € en total) y pide un 30 % por adelantado.

• El cliente aprueba la proforma: todavía no hay factura ni IVA que declarar.
• El cliente transfiere 726 € (600 € de base más 126 € de IVA): el proveedor emite una factura de anticipo por ese importe y declara esos 126 € de IVA.
• Al entregar el equipo, emite la factura final: 2.000 € de base, menos los 600 € ya facturados, más IVA de la diferencia (294 €). Total pendiente: 1.694 €.

Cómo afecta a autónomos y sociedades

Las reglas son las mismas si eres autónomo o si tienes una sociedad. La proforma no cuenta como ingreso en tu IRPF ni en el impuesto sobre sociedades, y no aparece en tus declaraciones de IVA. Lo que sí cuenta es la factura definitiva y, antes, la factura de cada anticipo cobrado.

Errores frecuentes

• Usar la proforma como si fuera la factura definitiva.
• No facturar los anticipos cobrados.
• Numerar las proformas con la serie de facturas y dejar huecos en la numeración.
• Intentar deducir el IVA de un gasto con solo una proforma.

Si vendes con pedidos y anticipos, en nuestra asesoría fiscal y contable online revisamos cómo documentas cada cobro. Y si vas a facturar a otras empresas, revisa la factura electrónica entre empresas.

Preguntas frecuentes sobre Factura proforma

Conceptos relacionados

• Factura: Una factura es el documento que recoge una operación económica con los datos exigidos por la normativa de facturación.
• Devengo: El devengo es el momento en el que se entiende realizado el hecho imponible y nace la obligación tributaria principal.
• Base imponible: La base imponible es la magnitud que cuantifica el hecho imponible de un tributo conforme a sus reglas.
• IVA: El IVA es un impuesto indirecto que grava el consumo mediante determinadas entregas de bienes, prestaciones de servicios, adquisiciones intracomunitarias e importaciones.

Guías y servicios relacionados

• Factura electrónica entre empresas
• Cómo conservar y revisar las facturas recibidas

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Fuentes: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación; Ley 37/1992, del IVA (art. 75.Dos, devengo en pagos anticipados); Agencia Tributaria. Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.