Qué es una factura y qué datos debe llevar

Qué es una factura

La factura es el documento con el que un empresario o profesional deja constancia de una venta o de un servicio prestado. Identifica a quien vende y a quien compra, describe la operación y refleja el impuesto que corresponde. En España su contenido y sus plazos están regulados en el Reglamento de obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012).

Como autónomo o como sociedad, estás obligado a expedir factura por las operaciones de tu actividad, con algunas excepciones. Además, la factura es el documento que te permite deducir el IVA de tus compras y justificar tus gastos ante Hacienda. Sin una factura correcta a tu nombre, ese gasto o ese IVA pueden quedar en el aire en una comprobación.

Datos obligatorios de una factura completa

Una factura completa (u ordinaria) debe incluir, como mínimo:

• Número y, en su caso, serie, correlativos.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
• NIF del emisor y, en los casos que exige la norma, del destinatario (por ejemplo, cuando el cliente es empresario o profesional).
• Domicilio del emisor y del destinatario.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota tributaria, por separado.
• Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
• Las menciones especiales que procedan: operación exenta (con la referencia legal), inversión del sujeto pasivo, régimen especial del criterio de caja o «facturación por el destinatario», entre otras.

Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, normalmente también tendrás que aplicar la retención de IRPF que corresponda. No es un dato del reglamento de facturación, sino de la normativa del IRPF, pero conviene que figure en la factura.

Numeración y series de facturas

La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie: no puedes saltarte números ni repetirlos. Puedes usar varias series si hay motivos que lo justifiquen (por ejemplo, distintos establecimientos o tipos de operación). Hay casos en los que la serie separada es obligatoria: las facturas rectificativas y las que expide el propio cliente o un tercero en tu nombre.

Plazos para emitir una factura

La regla general es expedir la factura en el momento de realizar la operación. Cuando el cliente es empresario o profesional, tienes margen hasta el día 15 del mes siguiente (la norma dice «antes del día 16») a aquel en que se produjo el devengo del IVA. Además, debes enviarla al cliente dentro de esos mismos plazos.

Tipos de factura que conviene conocer

• Factura completa u ordinaria: la que recoge todos los datos anteriores.
• Factura simplificada: con menos datos, solo en los supuestos autorizados (por regla general, hasta 400 €, IVA incluido).
• Factura rectificativa: corrige o modifica una factura anterior.
• Factura proforma: documento comercial previo, sin validez fiscal.
• Autofactura o facturación por el destinatario: el cliente emite la factura en nombre del proveedor, con acuerdo previo entre ambos y la mención «facturación por el destinatario». También se habla de autofactura cuando un negocio se factura a sí mismo un autoconsumo de bienes.

Factura electrónica y VeriFactu

Hoy una factura puede ser en papel o electrónica, siempre que el cliente acepte esta última. Eso va a cambiar entre empresas: la factura electrónica será obligatoria en las operaciones entre empresarios y profesionales de forma escalonada. Puedes ver las fechas en el calendario de la factura electrónica obligatoria y cómo funciona en nuestra guía de factura electrónica entre empresas.

Por otro lado, los programas de facturación tendrán que cumplir los requisitos de VeriFactu: registros que no se puedan alterar, código QR en la factura y, si eliges esa modalidad, envío de cada registro a la Agencia Tributaria.

Libro registro de facturas y conservación

Las facturas que emites se anotan en el libro registro de facturas expedidas y las que recibes, en el libro registro de facturas recibidas. Son la base de tus declaraciones de IVA. Las empresas que están en el Suministro Inmediato de Información (SII) los llevan en la sede de la Agencia Tributaria.

Tienes que conservar las facturas emitidas y recibidas, como mínimo, durante el plazo de prescripción tributaria (4 años). Si eres empresario a efectos mercantiles, el Código de Comercio exige guardar la documentación de tu negocio 6 años, así que en la práctica conviene usar el plazo más largo. Te contamos cómo organizarlo en cómo conservar y revisar las facturas recibidas.

Ejemplo práctico

Una diseñadora autónoma presta un servicio a una SL por 800 € más IVA. Su factura debe recoger su número dentro de la serie, la fecha, los datos fiscales de ambas partes, la descripción del servicio y el desglose:

• Base imponible: 800 €.
• IVA al 21 %: 168 €.
• Retención de IRPF al 15 %: −120 €.
• Total a cobrar: 848 €.

Un mensaje con el importe o el justificante de la transferencia no sustituyen a la factura: prueban el pago, no la operación con sus datos fiscales.

Errores frecuentes

• Saltarse números o reiniciar la numeración sin motivo.
• Borrar o editar una factura ya emitida en lugar de hacer una rectificativa.
• Olvidar el NIF o el domicilio del cliente empresario.
• Poner «exenta» sin indicar el motivo ni el artículo de la ley.
• Emitir la factura tarde, fuera del plazo.

Si quieres quitarte esta carga, en nuestra asesoría fiscal y contable online revisamos tu facturación y llevamos tus libros. Y si vas a empezar a facturar, te damos de alta de autónomo por 49 € + IVA.

Preguntas frecuentes sobre Factura

Conceptos relacionados

• Base imponible: La base imponible es la magnitud que cuantifica el hecho imponible de un tributo conforme a sus reglas.
• IVA: El IVA es un impuesto indirecto que grava el consumo mediante determinadas entregas de bienes, prestaciones de servicios, adquisiciones intracomunitarias e importaciones.
• Factura simplificada: Una factura simplificada es un documento de facturación con un contenido reducido que puede utilizarse en los supuestos autorizados por el reglamento.
• Factura rectificativa: Una factura rectificativa es una factura que corrige otra o documenta una modificación en los supuestos previstos por la normativa.
• Factura proforma: Una factura proforma es un documento previo que describe las condiciones económicas de una operación propuesta: productos o servicios, precios y otras condiciones.
• VeriFactu: VERI*FACTU es una modalidad de los sistemas informáticos de facturación que remite a la Agencia Tributaria los registros de facturación generados.

Guías y servicios relacionados

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• Cómo conservar y revisar las facturas recibidas
• VeriFactu: qué es y cómo funciona

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Fuentes: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación (arts. 2-7, 11 y 19); Ley 37/1992, del IVA (art. 164); Ley 58/2003, General Tributaria (art. 66); Código de Comercio (art. 30); Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA (libros registro); Real Decreto 1007/2023 (VeriFactu); Agencia Tributaria. Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.