Qué es un suplido y cómo se incluye en una factura

Qué es un suplido

Un suplido es un gasto que pagas en nombre y por cuenta de tu cliente, porque él te lo ha encargado, y que luego le recobras por el mismo importe. El gasto no es tuyo: es del cliente. Tú solo adelantas el dinero.

Es habitual en asesores, abogados, procuradores, arquitectos o agencias de transporte y aduanas, que pagan tasas, aranceles o derechos a nombre de sus clientes para agilizar un trámite.

Requisitos para que un gasto sea un suplido

• Mandato expreso del cliente: el cliente te encarga que pagues por él. Conviene que conste por escrito (en la hoja de encargo, en un correo o en el contrato).
• Pago en nombre y por cuenta del cliente: el justificante del gasto (factura, recibo o carta de pago) debe estar a nombre del cliente, no al tuyo.
• Mismo importe: recobras exactamente lo que pagaste, sin margen.
• Justificación: tienes que poder acreditar la cuantía real del gasto con el documento original.

El suplido no forma parte de la base imponible del IVA

La Ley del IVA (artículo 78) excluye de la base imponible las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente con mandato expreso. Por eso el suplido no lleva IVA en tu factura y tampoco se le aplica la retención de IRPF que llevan tus honorarios.

La otra cara: como el gasto no es tuyo, no puedes deducir el IVA que pudiera llevar ni anotarlo como un gasto de tu actividad. Tampoco es un ingreso tuyo cuando lo cobras.

Cómo poner un suplido en una factura

Lo más claro es separarlo de tus honorarios. Primero, tus servicios con su base, el IVA y, si procede, la retención. Después, en un apartado aparte llamado «Suplidos», el concepto y el importe pagado por cuenta del cliente. Al final, el total a pagar. Adjunta o entrega al cliente el justificante original a su nombre: con él justifica su gasto y, si cumple los requisitos, se deduce el IVA que lleve.

Ejemplo práctico: tasa de registro pagada por un asesor

Un asesor tramita para su cliente, una SL, la inscripción de un acto en el Registro Mercantil. Con la autorización del cliente, paga 30 € de aranceles registrales, cuya factura sale a nombre de la SL. Sus honorarios son 200 € más IVA. Su factura queda así:

• Honorarios: 200 €.
• IVA al 21 %: 42 €.
• Retención de IRPF al 15 %, si el asesor es autónomo: −30 €.
• Suplidos (aranceles del Registro Mercantil): 30 €, sin IVA.
• Total a pagar: 242 € (200 + 42 − 30 + 30).

El asesor declara 42 € de IVA repercutido; los 30 € del suplido no cuentan ni en su IVA ni en sus ingresos. La SL se queda con la factura del Registro a su nombre para su contabilidad.

Diferencias con la provisión de fondos y el gasto repercutido

• Provisión de fondos: es el dinero que el cliente te entrega por adelantado. Si es para pagar suplidos por su cuenta, no lleva IVA. Si es un adelanto de tus honorarios, es un pago anticipado que devenga IVA y debes facturarlo.
• Gasto repercutido o refacturado: si contratas tú un servicio a tu nombre (por ejemplo, un billete de tren, un hotel o una mensajería) y luego se lo cobras al cliente, no es un suplido. Es parte del precio de tu servicio: va a la base imponible, lleva el IVA de tu servicio y tú deduces el IVA de la compra si cumple los requisitos.

La pregunta clave es: ¿a nombre de quién está la factura del gasto? Si está a tu nombre, casi nunca será un suplido.

Cómo afecta a autónomos y sociedades

Si eres autónomo, el suplido no suma a tus ingresos del IRPF ni a la base de tus pagos fraccionados. Si tienes una sociedad, tampoco es un ingreso ni un gasto en tu cuenta de resultados: en contabilidad se registra como un derecho de cobro frente al cliente mientras no te lo devuelve. Tratarlo como ingreso y gasto a la vez no cambia el beneficio, pero sí puede descuadrar el IVA si lo facturas con impuesto.

Errores frecuentes

• Tratar como suplido cualquier gasto que se cobra al cliente.
• Añadir un margen al importe del suplido.
• Deducirse el IVA de un gasto pagado por cuenta del cliente.
• No conservar el mandato ni el justificante a nombre del cliente.

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Preguntas frecuentes sobre Suplido

Conceptos relacionados

• Factura: Una factura es el documento que recoge una operación económica con los datos exigidos por la normativa de facturación.
• Base imponible: La base imponible es la magnitud que cuantifica el hecho imponible de un tributo conforme a sus reglas.
• IVA: El IVA es un impuesto indirecto que grava el consumo mediante determinadas entregas de bienes, prestaciones de servicios, adquisiciones intracomunitarias e importaciones.
• Gasto deducible: Un gasto deducible es un gasto que la normativa permite tener en cuenta para determinar el rendimiento o la base del impuesto correspondiente.

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Fuentes: Ley 37/1992, del IVA (art. 78.Tres.3.º, exclusión de los suplidos de la base imponible, y art. 75.Dos, pagos anticipados); Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación; Agencia Tributaria (base imponible del IVA). Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.