Qué son los gastos en contabilidad

Qué son los gastos

En contabilidad, los gastos son las disminuciones del patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea porque salen o pierden valor activos o porque nacen o aumentan pasivos. El Plan General de Contabilidad excluye expresamente lo que se reparte a los socios en su condición de tales: un dividendo no es un gasto.

En la práctica, gasto es lo que la empresa consume para funcionar en el periodo: mercancía vendida, alquiler, nóminas, suministros, servicios profesionales, intereses o el desgaste de sus equipos. Se registran en las cuentas del grupo 6 y, junto con los ingresos, determinan el resultado en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Gasto no es lo mismo que pago

El gasto se registra cuando se consume el bien o servicio, por el principio de devengo; el pago es la salida de dinero. Pueden no coincidir:

• Gasto sin pago: la factura del asesor de diciembre que pagas en enero es gasto de diciembre.
• Pago sin gasto nuevo: cuando pagas en enero esa factura, solo cancelas la deuda con el acreedor.
• Pago que no es gasto: devolver el capital de un préstamo, pagar el IVA a Hacienda, repartir dividendos o comprar un equipo que vas a usar varios años.

Gasto o inversión

Si lo que compras se va a usar durante varios ejercicios, como un ordenador, una máquina o una furgoneta, no es un gasto del día: es un activo. Su coste pasa a gastos poco a poco mediante la amortización. Llevar una inversión entera a gastos el día de la compra distorsiona el resultado de ese año y el de los siguientes: el primero parece peor de lo que es y los demás, mejores.

Gasto contable y gasto deducible

Que algo sea un gasto en contabilidad no significa que reste en el impuesto. Son dos preguntas distintas:

• Gasto contable: lo que el PGC obliga a registrar como gasto para que las cuentas reflejen la imagen fiel.
• Gasto deducible: el gasto que la ley del impuesto permite restar para calcular la base imponible.

En una sociedad, el impuesto sobre sociedades parte del resultado contable y lo corrige con sus propias reglas. La ley enumera gastos que, aunque sean contables, no son deducibles: el propio impuesto sobre sociedades, las multas y sanciones, los recargos del periodo ejecutivo, los donativos y liberalidades (con excepciones como las atenciones a clientes) o la retribución de los fondos propios. También puede cambiar el momento: una amortización contable superior a la que admite la normativa fiscal se ajusta en la declaración.

Si eres autónomo en estimación directa, normalmente no llevas contabilidad mercantil sino libros registro, entre ellos el de gastos, y las reglas de deducibilidad son las del IRPF.

Ejemplo práctico

En un año, una SL compra un equipo de 6.000 € que usará cuatro años, recibe en diciembre una factura de 500 € de su asesor que paga en enero y paga una multa de tráfico de 200 €. Sin impuestos, para simplificar:

• Equipo: no es gasto de 6.000 €. Registra un activo y un gasto por amortización de 6.000 / 4 = 1.500 € al año.
• Asesor: 500 € de gasto en el año que termina (cuenta 623), aunque el pago sea en enero.
• Multa: 200 € de gasto contable, pero no deducible en el impuesto sobre sociedades.

Gasto contable del año: 1.500 + 500 + 200 = 2.200 €. Gasto deducible: 2.000 €. Salida de dinero en el año: 6.000 + 200 = 6.200 €. Tres cifras distintas para las mismas operaciones.

Errores frecuentes

• Registrar los gastos cuando se pagan y no cuando se devengan.
• Llevar a gastos la compra de equipos que duran varios años.
• Contabilizar como gasto la cuota completa de un préstamo, incluido el capital.
• Dar por hecho que todo gasto contable reduce el impuesto.
• Registrar gastos personales de los socios como gastos de la sociedad.

Cómo te ayudamos

En nuestra asesoría contable y fiscal online registramos cada gasto en su periodo, separamos inversiones y revisamos qué es deducible antes de cada declaración. Si estás valorando crear una sociedad limitada, te explicamos cómo cambia el tratamiento de tus gastos frente a ser autónomo.

Preguntas frecuentes sobre Gastos

Conceptos relacionados

• Principio de devengo: El principio de devengo exige registrar los efectos de las operaciones cuando ocurren y atribuir los ingresos y gastos al ejercicio al que corresponden, con independencia del momento de su cobro o pago.
• Amortización: La amortización contable distribuye de forma sistemática el importe amortizable de un activo a lo largo de su vida útil según su patrón de consumo.
• Ingresos: Los ingresos son incrementos del patrimonio neto producidos durante el ejercicio por entradas o aumentos de activos o disminuciones de pasivos, distintos de las aportaciones de propietarios.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: La cuenta de pérdidas y ganancias presenta los ingresos y gastos que se imputan al resultado durante un ejercicio y permite conocer su beneficio o pérdida.
• Costes fijos: Los costes fijos son los que permanecen constantes respecto del nivel de actividad dentro de un intervalo y un horizonte determinados.

Guías y servicios relacionados

• Impuesto sobre sociedades para pymes
• Asesoría fiscal y contable para empresas

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Fuentes: Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (Marco Conceptual, apartado 4.º, y cuadro de cuentas, grupo 6), modificado por el Real Decreto 1/2021; Real Decreto 1515/2007, Plan General de Contabilidad de Pymes; Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades, arts. 10.3, 11 y 15. Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.