Qué es la contabilidad y para qué sirve en una empresa

Qué es la contabilidad

La contabilidad es el sistema que identifica, registra, valora y presenta las operaciones de una empresa para mostrar cuál es su patrimonio, cuál es su situación financiera y qué resultado obtiene. Va mucho más allá de saber cuánto dinero hay en el banco: recoge lo que la empresa tiene, lo que debe, lo que le deben y cómo cambia todo eso con su actividad.

En España, el Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar una contabilidad ordenada, adecuada a su actividad, que permita seguir sus operaciones por orden cronológico y elaborar periódicamente balances e inventarios. La forma concreta de hacerlo la marca el Plan General Contable, o su versión simplificada para pymes.

Qué información proporciona

Cada operación se anota mediante un asiento contable en el libro diario, siguiendo el sistema de partida doble. A partir de esos registros se obtienen los estados que resumen la empresa:

• El balance de situación, que muestra activos, pasivos y patrimonio neto en una fecha.
• La cuenta de pérdidas y ganancias, que explica cómo se ha llegado al beneficio o a la pérdida del ejercicio.
• La memoria y, cuando son obligatorios, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

Cada documento responde a una pregunta distinta y conviene leerlos juntos: una empresa puede ganar dinero y, aun así, tener tensiones de tesorería, o tener mucho efectivo porque acaba de pedir un préstamo.

Quién tiene que llevar contabilidad

Las sociedades mercantiles, como la sociedad limitada, deben llevar contabilidad conforme al Código de Comercio: como mínimo, un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario, además del libro de actas. Al cierre de cada ejercicio formulan las cuentas anuales y, en el caso de las sociedades de capital, las depositan en el Registro Mercantil. Los libros y justificantes se conservan, en general, durante seis años desde el último asiento.

Los autónomos en estimación directa simplificada no llevan contabilidad en este sentido, sino libros registro fiscales: ingresos, gastos y bienes de inversión, más los de IVA. Solo los autónomos en estimación directa normal con actividad mercantil tienen que llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio.

Contabilidad, banco e impuestos: no son lo mismo

El extracto bancario recoge cobros y pagos, pero no todas las operaciones. Una venta pendiente de cobro, la amortización de una máquina o una factura de un proveedor que aún no has pagado necesitan su propio registro. Por eso la contabilidad se rige por el principio de devengo y no por el movimiento del dinero.

Tampoco hay que confundirla con los impuestos. El resultado contable es el punto de partida para calcular el Impuesto sobre Sociedades, pero se corrige con ajustes fiscales: hay gastos contables que no son deducibles y diferencias de imputación temporal. Una buena contabilidad facilita los impuestos, pero no es lo mismo que hacer la declaración.

Ejemplo práctico

Una empresa presta un servicio por 2.000 € (sin impuestos, para simplificar) en diciembre y lo cobra en enero. En diciembre registra el ingreso y un derecho de cobro frente al cliente: carga la cuenta (430) Clientes por 2.000 € y abona (705) Prestaciones de servicios por 2.000 €. En enero, cuando entra el dinero, carga (572) Bancos y abona (430) Clientes por 2.000 €. El cobro solo cambia un activo por otro: no es una segunda venta ni un nuevo ingreso.

Si la empresa mirara solo el banco, diciembre parecería un mes sin ventas y enero, uno con ventas que en realidad no se hicieron en enero. La contabilidad corrige esa distorsión.

Errores frecuentes

• Pensar que llevar la contabilidad es solo guardar facturas: hay que clasificarlas, registrarlas, valorarlas y revisarlas.
• Creer que el beneficio equivale a dinero en caja: parte puede estar pendiente de cobro o invertida en existencias o maquinaria.
• Mezclar gastos personales con los de la sociedad.
• Dejarlo todo para el cierre del ejercicio, cuando ya no hay tiempo para detectar errores.
• No conciliar los saldos con el banco, los clientes y los proveedores.

Cómo te ayudamos

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Preguntas frecuentes sobre Contabilidad

Conceptos relacionados

• Contabilidad financiera: La contabilidad financiera organiza la información patrimonial y económica de una entidad para presentarla conforme a un marco contable.
• Balance de situación: El balance de situación es el estado contable que presenta los activos, pasivos y patrimonio neto de una entidad en una fecha.
• Asiento contable: Un asiento contable es la anotación que registra una operación o ajuste mediante cargos y abonos en las cuentas correspondientes.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: La cuenta de pérdidas y ganancias presenta los ingresos y gastos que se imputan al resultado durante un ejercicio y permite conocer su beneficio o pérdida.
• Libros contables: Los libros contables organizan los registros y estados que documentan la actividad y situación de una empresa.

Guías y servicios relacionados

• Obligaciones contables de una sociedad limitada
• Asesoría fiscal y contable para empresas

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Fuentes: Código de Comercio (arts. 25, 28, 30 y 34); Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad, modificado por el Real Decreto 1/2021; Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF (art. 68, obligaciones contables de los empresarios). Contenido informativo de carácter general: la aplicación a cada caso depende de la actividad, la operación y la normativa vigente.